青岛科技大学重大活动档案管理办法

青科大办字〔2016〕2号文 2016年1月4日

学校重大活动档案是学校事业发展的重要历史记录，是学校档案资源的重要组成部分。为了加强学校重大活动档案材料的管理，确保重大活动档案的安全、完整、准确和有效利用，更好地为教学、科研及各项管理工作服务，根据《山东省重大活动档案管理办法》和《青岛市重大活动档案检查验收办法》要求，结合学校实际，制定本办法。

一、本办法所称的重大活动档案是指学校在重大活动过程中直接形成的，具有保存价值的纸质、电子、声像、实物等不同形式的历史记录。

 二、重大活动档案管理工作遵循统一协调、加强督导、各负其责、集中管理的原则。

三、学校主办或承办部门是重大活动档案管理及归档的责任者。主办或承办部门应从历史责任感的高度，加强对重大活动文件材料归档工作的组织领导，把重大活动档案管理纳入重大活动的同步管理，落实重大活动文件材料管理的承办人，协调解决归档工作中的重要问题，确保重大活动文件材料齐全完整，并具体负责对重大活动档案的收集与预立卷工作。

四、重大活动档案具有时代标志性的重要特征。学校照片、录音、录像及电子文件的拍摄和制作部门的相关人员要强化档案意识，切实按照归档工作的要求，协助重大活动主办或承办部门做好文件材料的积累工作。必要时，档案馆可直接派人至现场进行拍照、录音、录像工作。

五、在重大活动的筹备阶段，有关职能部门应及时书面向档案馆通报信息，档案馆也应主动了解相关信息，并指派专职人员联系，指导收集立卷，必要时参与筹备工作，以切实做好重大活动建档、档案进馆的协调服务和监督指导工作。

六、重大活动的内容：

1.党和国家领导人来校视察工作；

2.国家各部委负责人、省市主要领导来校视察、调研、指导工作；

3.学校党政主要领导人出席国内外重要交流活动等；

4.在学校召开或由学校举办的全省及以上有较大影响的重要会议或活动；

5.学校举办的重要庆典和纪念活动；

6.学校重点建设工程项目奠基、竣工典礼；

7.重大突发事件；

8.涉及全校性的重大专项工作；

9.其他有重大影响的各类活动。

七、重大活动档案收集范围：

1.涉及上述活动内容的文件、讲话、指示、记录、纪要、活动方案、宣传报道、题词等文字资料；

2.录音带、录像带、光盘、电子文件、照片等电子声像类档案及其文字说明材料；

3.具有纪念性的实物类档案及其说明；

4.其他具有参考与保存价值的资料等；

八、重大活动档案归档的具体要求：

1.主办或承办部门应自重大活动结束之日起3个月内向档案馆移交完整的文件材料。学校新闻宣传部、报社等相关部门拍摄重大活动的照片、录像及录音和电子文件也应在3个月内向档案馆归档。因需延期移交档案馆的，须经档案馆同意。

2.主办或承办部门和技术部门向档案馆移交的重大活动文件材料应以原件为主。纸质文件要求纸质完好，照片、录音、录像和电子文件必须图像清晰，声音清楚，并必须附有相关文字说明，如：重大活动的时间、地点、人物、事由等，以方便利用。

3.个人非职务活动形成的对国家和学校具有保存价值的重大活动文件材料，档案所有者应妥善保管。根据需要，档案馆可依据相关规定对其采用代管或寄存、征购等措施，确保重大活动文件材料完整系统，其所有者可享受优先使用权。

九、档案馆应配备相应的装具保证特殊载体档案的安全，对接收进馆的重大活动档案及时开展编纂、数字化等工作，积极开发档案信息资源，依法提供利用。

十、重大活动档案的归档根据其载体类别分别按照《青岛科技大学档案管理办法》、《青岛科技大学电子文件归档管理暂行办法》以及《青岛科技大学实物档案管理暂行办法》执行，同一重大活动的不同载体档案档号互见。

 十一、对主办、承办单位能按规定要求收集、整理和移交重大活动档案的，学校应给予表彰和奖励；对不按规定收集、整理或将档案据为己有的、不按规定向档案馆移交重大活动档案的、且有损毁、丢失或擅自销毁重大活动档案行为的，将依据《中华人民共和国档案法》、《山东省重大活动档案管理办法》及学校的有关规定予以处罚。

十二、本办法未尽事宜，参照国家、山东省有关重大活动档案的标准和规定。