青岛科技大学档案管理办法实施细则

青科大办字〔2016〕1号文 2016年1月4日

根据《青岛科技大学档案管理办法》，结合学校实际情况制定本细则，以加强学校档案工作的指导性和可操作性。

一、分管档案工作校领导的主要职责是：

1.贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度。

2.将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。

3.建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。

4.研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

二、成立学校档案工作委员会，各学院、部（处）、高密校区、校直各单位要有一位主要负责人分管档案工作。其职责为：

1.认真贯彻《中华人民共和国档案法》，执行学校档案工作规章制度。贯彻落实“四纳入”、“四同步”，即：将档案工作纳入部门的计划、规划，纳入经费预算，纳入相关的管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

2.加强与学校档案馆的联系，认真做好业务监督、检查和指导工作，对本部门立卷的档案负责，做好档案数据的审核及提交工作。

3.做好部门档案员的管理服务工作，提出要求，帮助解决工作困难，做好年终考核工作。

4.切实落实“四参加”：档案员要参加学校重要的计划总结会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。

三、各学院、部、处、高密校区、校直各单位确定部门档案员，其职责为：

1.认真执行国家及学校各级主管部门有关档案工作的法律、法规和规章制度，依法立档。

2.积极参加学校组织的档案工作会议、档案业务培训及学术研究交流活动，接受学校档案馆的业务指导和督促检查，不断提高档案管理水平。

3.坚持部门予立卷制度，负责本部门文件材料的形成、积累、整理、立卷归档工作，根据本部门不同门类文件材料的特征合理分类，保证其安全和保密性。

4.移交的实体档案内容完整、真实准确，经办人签章齐全、清晰。按卷管理的分类正确、卷内排列规范，页码编写无误，卷内目录、备考表填写认真，字迹工整；按件管理的不缺页，签发单、收文单、底稿、附件完备。金属物清除彻底，装订线无压字、脱页现象，黏贴均匀、美观，破损的文件修补整齐，托衬或折叠符合要求。

5.提交的网上数据完整准确，不缺项、漏项。同时移交的声像、实物档案以及相关的电子文档符合进馆要求，完整真实、载体介质良好，便于整理加工和提供利用。

6.执行学校规定及时向档案馆移交。主动、规范做好相关材料的补充完善工作，按照既定制度和流程查阅利用档案，办理相关报销手续。

学校各部门负责人及档案员要强化档案意识，认真落实“四纳入”、“四同步”，明确职责，做好考核工作。

四、学校档案馆设置馆长1名，可根据情况设置副馆长1-2名。档案馆负责人应当具备以下条件：

1.热心档案事业，具有高级专业技术职务任职经历。

2.有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神。

3.年富力强，身体健康。

五、档案馆的工作职责是：

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作。

2.拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实。

3.负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。

4.编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源。

5.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

6.开展档案的开放利用和安全防护工作。

7.开展学校档案工作人员的业务培训。

8.利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能，创设爱国主义教育基地。

9.开展国内外档案学术研究和交流活动。

六、学校按照劳动人事部、国家档案局及中共中央组织部规定配备档案管理人员，并视学校发展情况和档案馆具体职能设置部门和岗位。工作人员基本要求为：

1.政治上可靠，具有大学以上文化水平和一定专业知识及现代化管理技能的正式员工。

2.队伍的建设要求数量足够，专业、年龄、性别结构合理，档案馆工作人员应保持相对稳定。

3.应当遵纪守法，严格执行党和国家的方针政策，公正廉洁，严守党和国家的机密。

4.应爱岗敬业，忠于职守，树立全心全意为师生员工服务的思想。

5.要认真学习档案专业知识和科学管理技能，刻苦钻研业务，保证完成各岗位职责所规定的工作任务。

七、学校应鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式交校档案馆保存，学校应视其珍贵程度，给予适当奖励。

八、重视各类协作项目产生材料的归档工作。校方第一参与人（或职能部门）要负责收集一整套材料，其中学校承担任务部分应为正本，合作单位承担部分可以要求复印，合并后整套归档。

九、既是文物和图书资料，又是档案史料的各类材料，档案馆应与博物馆和图书馆等部门开展业务协作，相互提供重复件、复制件和目录。

十、档案的归档范围及时间按照学校《档案归档范围及保管期限》、《各部门档案收集整理规范》和《实物档案管理办法》、《电子文件管理办法》执行。

十一、对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化、加工成电子档案保管。

十二、档案馆要积极、不懈地完善全宗卷，编制各类检索工具及汇编材料，拓展安全的利用渠道，搭建便捷的利用平台，为利用者创造便利条件。

十三、特殊、珍贵档案的鉴定、利用、移交、销毁应严格遵守相应的审批制度，保护原始档案的安全。

十四、建立健全学校档案管理制度，相关职能部门协同加强过程管理，提高档案管理水平。

1.学校单台件设备价值达到40万元的，不论经费来源，应由国有资产与实验设备处参与验收，将开箱单、使用说明书等材料统一移交档案馆后，财务处等部门方可按程序办理资金结算手续。

2.科研鉴定（结题）项目的档案及获得校外各类奖励的证书，统一由科技处负责备案、归档，青岛市重大项目及省级以上项目课题组负责人应严格按照学校《档案整理规范》和管理办法的要求进行收集整理组卷，分别在项目结束和获奖时及时将档案材料移交科技处。原则上没办理归档手续的项目，不予计算年度科研工作量，不协助进行各类奖励的申报。

3.基建工程项目档案，竣工的项目基建处应按照学校《档案整理规范》，负责将其全套档案及时移交档案馆；对于没办理竣工验收手续但实际已开始使用的，基建处应督促项目公司施工方及监理方按照学校《基建档案归档范围和保管期限表》的要求先行将全套材料移交基建处备用，留待项目正式竣工后，再补充、替换将竣工材料归档。学校计财处在最后一次拨付项目施工方质量保证金时，基建处应确保项目的基建材料已完整、齐全地移交给学校档案馆。

同一部门、项目组或者工程公司，在上一项目完成后没有及时归档的，则不予支持下一项目的立项和相关手续的办理。

4.学校教职员工在办理调离或离退休手续时，须由档案馆负责人签字，保证在职期间相应档案应归尽归。同时增加征集环节，鼓励教职工将个人形成的对于学校来说有保存价值的各类珍贵材料捐赠给学校，丰富馆藏。

5. 临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销之前，做好文件材料的收集、整理、立卷工作，及时移交学校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。其他未尽事宜，亦应各职能部门建言献策、积极配合，严格把关，共同做好各类档案的收集工作。

十五、专职档案人员保健制度化，学校根据上级文件并参照山东省其他高校标准发放，不足部分档案馆可自行补贴。

十六、学校对于各部门档案工作的情况定期予以通报。学校优秀档案员评选制度化，每聘期评选15%的学校优秀档案工作者给予表彰。包括：

1.在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

2.在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

3.在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

4.同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

同时，将重要或者珍贵的档案捐赠给学校的，也应给予适当奖励。

十七、根据《档案管理违法违纪行为处分规定》（第30号令），事业单位工作人员有档案管理违法违纪行为的，按照《事业单位工作人员处分暂行规定》（人社部函〔2012〕290号）执行。有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和直接责任人员视情节轻重分别给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

　　1.玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

　　2.违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

　　3.涂改、伪造档案的；擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；

　　4.擅自出卖、赠送、交换档案的；

　　5.不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

6.其他违反档案法律法规的行为。

十八、本实施细则自公布之日起实行，原《青岛化工学院档案管理实施细则》及《青岛科技大学各类档案实施细则》同时停止使用。