一、建立部门撰稿人（联络员）制度

1.各部门确定《年鉴》工作联络员，负责组织本部门每年相关材料的按时保质提供，提供的材料需注明撰稿人或提供人。

2.各部门《年鉴》材料提交和档案馆反馈通过OA办公系统（新建流程-年鉴材料审核）往返，以记录完整工作过程。

二、报送材料的规范

1.文字方面

⑴ 年度总结：

处级单位（含内设副处级部门）均需报送，篇幅严格控制在1000字左右，不能超过1200字，保证版面完整性。突出学校教学、科研工作，独立成章的字数可控制在2500左右。

所述内容以当年度1月1日～12月31日实际发生的情况为准，不包括将要发生和正在进行但尚无明确结果的。

内容以条目形式体现，文体用记述为主兼具说明，语体是公文中的公报语体，把准确性、简明性、规范化作为显著标志，追求语言的严谨和以平实陈述为主，避免使用副词、形容词。

学院内容一般包括：概述、党建、学科建设、教学、科研、实验室建设、对外交流、学生及其它等常规性工作。各部门根据年度工作情况分述，主题自拟，适当进行增删合并，重点突出，避免年复一年雷同情况发生。

总结中出现的各类表彰需同时以电子版形式上传相关支撑材料（文件、网页截图、证书、奖牌等）。

⑵ 大事记和人物：

由1个或多个部门承办，涉及全校性及以上，影响较为重大深远事件由主办单位负责报送，内容包括“六要素”，即何时、何地、何事、何人、何因、何果。

新增校领导、省级以上专家（包括双聘、特聘）、市级以上优秀教师和劳动模范等简介及照片，简介及事迹字数控制在800字左右，由主管报批的部门报送，所属单位协办。均需包含性别、年龄、职称等基本信息，专家侧重于成果、教师先进人物侧重于事迹、校领导主要是任职经历等。详细内容可参照历年《年鉴》。

2.统计材料

⑴ 新增。各部门可根据工作发展，提供制作新产生的具有持续性和利用价值的综合统计资料进行补充。

⑵ 累加。在原有各类统计资料中持续增加新的内容，常见为国家级、能够体现学校较高层次的内容。为保持内容连续性，视内容的确定阶段性累记，一般不超过5年。

⑶ 更新。根据年度最新情况，保留原表栏目设置，内容全面更新。

3.照片及实物

各部门报送的大事记需要配送相应的数码照片原图。获得校外表彰的集体和个人，以最终入馆档案为准。

4.材料补登

为保证信息完整准确，上一年未登载的重要信息，可提供相关材料在下一年《年鉴》中进行补登。

三、时间安排

1.每年寒假前，请各单位信息联络员将上述相关材料通过学校OA系统发送到档案馆。

2.档案馆根据学校及上级文件、科大要闻、各部门上报材料等汇总形成初稿，于每年4月31日前集中发送各部门联络员进行审核、补充；各部门于5月底前反馈，同时提供支撑材料归档。

3.档案馆于6月中上旬形成送审稿由党委（校长）办公室进行通审并送校领导传阅；7—8月排版、校对；9月终审完毕并印刷。

4.如有重要信息未及时记载，最晚于6月底之前提供相关材料予以追加。