青科大字〔2011〕167号文 2011年12月31日
1 主题内容
1.1 青岛科技大学全宗卷是档案馆在管理学校档案过程中形成的，能够说明全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷。
1.2 本规范规定了青岛科技大学全宗卷的编制原则、主要内容以及整理、管理方法。
2 引用标准
DA/T1-92 档案工作基本术语
GB9705-88 文书档案案卷格式
3 全宗卷编制原则
3.1 档案馆对所管的青岛科技大学、青岛工艺美术学校两个全宗均以全宗为单位编制全宗卷。
3.2 全宗卷的各种文件材料包括凭据、清册、报表，应做到准确、全齐、规范。
3.3 全宗卷内文件按照其固有的特点，保持有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
4 全宗卷的主要内容
4.1 档案收集：档案移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。
4.2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
4.3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。
4.4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。
4.5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况和重要利用统计表等。
4.6 档案利用：全宗介绍，开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
4.7 档案管理新技术的应用：缩微复制和微机管理以及专业网站建设等情况的文字说明材料。
5 全宗卷的整理
5.1 全宗卷内文件材料是随全宗管理的延续而逐渐增加的，时间上具有不确定性，各岗位平时必须注意积累，把档案各管理环节中产生的文件材料及时归入相应预设案卷。
5.2 档案馆责成专人负责督导、整理，于年末集中进行补充完善。
5.3 整理时必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺的应予以补齐，无保存价值的及时剔除。
5.4 卷内文件材料均实行按件管理，按时间先后编流水号，逐件装订，于每件右上角加盖件号章，著录全宗号、件号、保管期限、存址、页数，同时将相应信息录入档案管理数据库。然后装入卷盒，以件号为序，早在下、后在上。
5.5 卷盒外形尺寸：高310㎜、宽220㎜，厚度为40㎜的规格，对于内容较少的同类材料可视情况先分装小夹后内置。卷盒脊标印“全宗卷”，分别著录全宗号、全宗名称、内容摘要及存址。
6 全宗卷的管理
6.1 原青岛工艺美术学校全宗卷数量极少，其形成的全宗卷置于该全宗排列卷首。
6.2 青岛科技大学档案馆形成的全宗卷单设橱柜集中保管，按全宗号顺序排列并编制全引目录和案卷目录。
6.3 全宗卷排列按档案收集、整理、微机管理、保管、鉴定、统计、开放利用、编研等工作流程依次排序，卷号编制方法参照高校档案实体分类法。青岛科技大学全宗卷收集内容、卷号编制即排列顺序详见下表：
序号 |
类别 |
全宗号 |
案 卷 题 名 |
一 |
综合 |
QKDQZ11-1 2 3 4 5 6 7 8 |
档案管理报告、规划及试行规范 新建档案馆方案、图纸 档案管理规定、办法、通知（红头文件） 档案管理制度汇编 档案管理获得集体表彰证书、决定 档案学术研究获奖证书 档案学术研究论著 档案学术会议纪要及档案宣传报道 |
（续）
序号 |
类别 |
全宗号 |
案 卷 题 名 |
二 |
收集 |
QKDQZ12-1 2 3 |
征集、接收珍贵（实物）档案移交目录及价值说明 1994年档案移交目录 1995年档案移交目录（依此类推……） |
三 |
整理 |
QKDQZ13-1 2 3 |
档案分类法 案卷类目表及档案目录编制说明 整理工作方案及工作小结 |
四 |
信息 技术 |
QKDQZ14-1 2 3 4 |
档案管理系统合同 档案管理系统安装使用说明、简介 档案数据备份（有缩微的可在此加卷） 网站设计、建设说明 |
五 |
保管 |
QKDQZ15-1 2 3 4 5 |
档案安全、保密工作责任书 库房安全检查记录 档案保护（培训）材料 重点档案特殊保护、抢救与修复情况报告 档案入库清册 |
六 |
鉴定 |
QKDQZ16-1 2 3 |
档案归档范围及保管期限表 专项鉴定成员、分析报告、销毁请示及批复 上级文件（密级）销毁清册 |
七 |
统计 |
QKDQZ17-1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 |
馆藏档案构成示意图及数量统计 档案实体利用统计 档案网站流量、校史馆参观数量及利用综合统计 档案归档率、合格率、查准率统计 博、硕士研究生统计 本专科生统计 成人教育学生统计 教职工统计 科研项目统计 党组织统计 |
八 |
开放利用 |
QKDQZ18-1 2 3 4 5 6 7 8 |
全宗介绍 学校情况简介（沿革、概况、机构设置） 利用效果登记 利用联系信函 咨询利用登记 典型事例 查阅利用记录簿 借阅档案登记簿 |
（续）
序号 |
类别 |
全宗号 |
案 卷 题 名 |
八 |
开放利用 |
QKDQZ18-9 11 12 13 14 15 16 17 18 19 21 22 23 24 25 26 27 28 29 31 32 33 34 35
|
全宗卷全引目录 党群类档案案卷目录 行政类档案案卷目录 教学类档案案卷目录 科研类档案案卷目录 基本建设类档案案卷目录 仪器设备类档案案卷目录 产品生产类档案案卷目录 出版物类档案案卷目录 外事类档案案卷目录 财会类档案案卷目录 声像档案案卷目录 学校文件目录 上级文件目录 实物类档案案卷目录 党群类档案专题目录（干部任免及党、教、团代会） 行政类档案专题目录（基层报表、启用印章） 教学类档案专题目录（本专科生学历表） 科研类档案专题目录（科研获奖） 其他类档案专题目录（财会决算、基建土地房产证） 党政发文登记簿 部分党群类档案卷内目录 部分行政、外事类档案卷内目录 部分教学、科研、产品、基建、仪器设备、出版、财会类档案卷内目录 |
九 |
编研 |
QKDQZ19-1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 |
编研材料发放登记表 学校《年鉴》 大事记（大事要闻） 组织、人事工作汇编 科研工作汇编 学校文件选编 教学工作汇编 全校党员、教工、团员代表大会资料汇编 媒体科大汇编 学校岗位责任制汇总 各职能部门规章制度汇总 |
（续）
序号 |
类别 |
全宗号 |
案 卷 题 名 |
九 |
编研 |
QKDQZ19-13 14 15 16 17 18 19 21 22 23 24 25 26 27 28 29 |
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6.4 同卷文件材料过多时可分装数盒，盒脊处标注以明确前后联系，相对集中保管。
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