档案馆每年3月初下发档案归档通知，按部门及岗位落实、指导、协助档案员做好相关档案整理、移交工作。

1.部门档案员按学校档案归档范围及要求，在规定的归档时间前送交档案馆，业务指导部协助进行鉴定、审核，并根据需要打印卷皮；

2.部门档案员根据指导情况进行整理（立卷），同时将相关信息录入学校档案管理软件；

3.部门负责人对实体和数据审核进行签章、提交，档案员随之向档案馆移交实体；

4.档案馆负责最终审核，帐物相符且质量符合要求后输出移交目录，双方签字分别留存；

全校6月底前完成上年度各门类档案的进馆工作，毕业的研究生和全日制本专科生学籍档案同年9月底前进馆，档案馆及时通报学校档案收集情况。