我校档案馆属学校业务部门，副处级建制，由校长办公室代管。现有专职管理人员6人，其中，高级职称2人；中级职称2人，全部具有大学本科以上学历。档案馆主要职能有：学校综合档案、人事档案、《年鉴》编辑及校史馆管理等。
档案馆现有馆藏综合档案25390卷/册，照片2720余张，数码照片张。按照《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》分为党群、行政、教学、科研、设备、产品、基建、外事、财会、出版、声像、实物等十二大类。馆藏干部人事档案2953卷/人，按照《干部档案工作条例》等规定进行分类排序。
档案馆紧紧围绕学校本科教学水平评估这一中心工作，深入贯彻落实“以评促建，以评促改，以评促管，评建结合，重在建设”的方针，加强档案管理，提高档案服务质量，努力为教学提供利用服务，现将重点工作汇报如下：
一、依法治档，建立健全各项管理制度
加强档案法制建设，不断提高档案依法行政和依法管理水平。学校将学习贯彻《档案法》作为普法教育的一项内容，通过学习《档案法》，普遍增强了各级领导干部和师生员工的法律意识。在学习宣传《档案法》的基础上，先后制定了《青岛科技大学档案管理工作规范汇编》，其中包括“青岛科技大学档案全宗介绍、档案实体分类法、档案业务建设规范、档案实施细则、档案管理制度、档案工作职责”等，使档案工作有法可依，有章可循。
教学档案是教学管理工作的重要组成部分，我校始终坚持“遵循教学工作规律、体现教学档案特点、保持教学档案内在联系、形成教学档案管理长效机制”的教学档案收集原则，不断丰富教学档案馆藏，加强对教学档案的收集、整理和保管。通过集中收集、日常收集、专题收集和不定期征集等多种方式，使教学档案的归档率达到100%。
二、加强管理，提高档案信息化水平
为加强我校档案信息化建设，提高档案现代化管理水平，档案馆自2000年开始对学校档案进行计算机管理，先后将有1.5万余卷档案的案卷级目录输入计算机，输出各类档案检索目录。2006年又购置了“档案信息系统”网络版管理软件，将原来输入单机版上的所有数据全部导入“档案信息系统”网络版，确保档案数据的安全过度，为实现数字化档案馆奠定了较好的基础。
为适应教学改革和校园网的要求，档案馆设计制作了档案馆网页，将有关信息上载到网页上。根据我校两地办学的实际，及时保持与两校区教学院系的联系，建立了网上“档案工作QQ群”，教学院系的兼职档案员在立卷归档过程中遇到什么问题，可以直接在“QQ”上与档案馆进行沟通与咨询，即提高了工作效率，又为教学院系部的立卷归档工作提供了方便，深受兼职档案员的欢迎。
三、坚持业务指导，确保教学档案案卷质量
教学档案是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一，是高等学校档案的主体、核心和重点，对学校和社会的当前与长远具有重要参考价值和凭证作用。因此，坚持教学档案的业务指导，努力提高案卷质量是档案馆的一项重要任务。
档案馆每年将立卷归档计划发给各院（系）部门兼职档案员，要求严格按照时间安排表进行立卷归档。并坚持一年一度的业务培训制度，另外还根据教学改革中的新问题，有重点、有目的地进行专题培训。去年，结合教务处在教学管理工作中出现的新变化，及时对教学案卷的立卷进行调整，并对教学部门的兼职档案员进行重点培训指导，使他们能够按要求及时归档。通过培训学习，使兼职档案员的业务素质得到了明显的提高。
我校还建立了一年一度的教学档工作案考核评估制度，制定了“案卷质量考评标准”。档案馆每年按照标准对兼职档案员进行评比，评出优秀档案员进行表彰和奖励。这样，使教学院、系的兼职档案员既熟悉了立卷程序，又保证了教学档案的质量。
四、管好干部档案，为教学评估提供利用
档案馆按照上级有关规定做好干部人事档案管理工作，全校干部人事档案共计2953卷，在职干部1716卷，其中专任教师1290卷，占在职干部档案的75%。在教学评估中，各教学院系部纷纷建立健全教师档案。由于历史原因，部分教师中的年度考核表没有存入教师档案，因此需要到档案馆干部档案中查阅。档案馆为配合教学评估工作，积极为各院系部提供查阅利用服务，为了不影响正常的管理工作，档案馆以院系部为单位，有计划地利用暑期加班为各院系部复印考核表，仅此一项，查阅利用人事档案达800余卷/人次，复印档案材料3000余份。为建立教师档案作出了应有的贡献。
五、围绕教学中心，积极参与教学评估工作
为迎接教育部对我校本科教学工作水平评估，学校成立了领导小组，下设各类专项工作组，档案馆在工作任务重、编制少的情况下，积极参与领导小组及专项组的具体工作，包括为文字材料专项组提供关于学校教育定位、规划、专业设置，我校在不同时期目标、类型、层次、学科、服务，学校教育思想观念有关报道、报告、文章及学校教代会、党代会中有关教育思想观念的等方面的原始档案材料。
六、利用馆藏，编制各类检索工具。
档案馆紧紧围绕学校教学中心工作，编制多种检索工具：如案卷目录、分类目录、专题目录、全引目录。还编制了研究生、本专科生、成人教育学生、专业设置、学科建设统计表等，这些检索工具在教学评估工作中发挥了重要作用，有关领导、职能部门及教学院系可以方便、快速查到所需资料，深受教学职能部门的好评。
七、利用档案，为学校教学工作服务
档案的目的在于利用。管好档案，充分利用档案为学校教学决策提供依据和各项工作提供服务，是档案管理部门的主要任务。档案馆以“爱岗敬业、服务为先、以人为本、乐于奉献”为服务理念，提出了“丰富馆藏、规范管理、重在利用、开拓创新”的工作思路。
档案馆端正服务态度，提高服务质量，热情接待师生员工的查阅利用。2006年查、借阅档案2884卷（册）/次，其中教学档案查、借阅1970卷（册）/次，占全馆档案查阅总数的68.3%。这充分说明教学档案的利用在综合档案中的领先地位。除此之外，还积极开展电话查阅、通信查阅等形式，为外地毕业生提供服务；还为教育部学位与研究生教育发展中心办及社会用人单位提供学位学历认证；为毕业生出国留学提供成绩翻译等。在学校迎接教学评促时期，提供大量包括照片、电子档案文件在内的教学档案利用服务。
八、做好《年鉴》编辑，为教学提供有效信息
为使《年鉴》更好地为教学工作服务，学校成立了《年鉴》编辑工作委员会。从2004年起对《年鉴》进行了改版和调整，重点补充了院（系）、部及部门简介等内容，更加翔实地记载学校教学、科研、学科建设等工作。并且在教学获奖、教学研究等方面加大了力度，增加了“课程建设、教学研究、教学获奖”等栏目，在新增的学科建设栏目中，增加了学科建设管理、新增博士点、重点学科简介等，使《年鉴》更加突出了以教学为中心的指导思想。为学校教学工作的科学决策了提供参考，为教学职能部门的工作提供了信息，起到了参谋和助手作用。
九、征集资料，举办校史馆展览
为进一步展示我校教育改革与教学科研水平，学校决定在图书馆一楼设计、布置校史馆，档案馆协同校办及其他部门，积极参与校史馆的考察、设计、筹备及材料的收集等。通过召开老干部、老教师座谈会，征集到了许多原始档案材料和历史照片，尤其是通过征集2001年并入我校的原工艺美校的有关作品和材料，理清了原工艺美校的历史，使馆藏档案得到了进一步的充实。
十、采取有效措施，确保教学档案保管安全
近几年，学校新校区建设支出较多，教育经费尤为十分紧张，但每年列入财务预算的档案管理专项业务经费不少于2万元(增加设备费用除外)，今年学校又投入近8万元，购置安装9组档案密集架。档案馆考虑到教学档案馆藏量较大、利用率较高的特点，首先安排将教学档案导入密集架，计划与年底完成。改善教学档案的保管条件，确保教学档案的安全。
学校不断改善档案馆的基础设施，扩大库房面积。现档案馆面积达800平方米，其中库房面积500平方米，真正做到了库房、阅览、办公三分开。学校还为档案库房安装了灵敏、高效的气体防火装置，配备了空调、吸尘器等专用设备，档案库房的安全措施达到“九防”要求。
十一、努力进取，档案研究成果显著
2006年，档案馆在国内公开发行的期刊上发表论文4篇，在“全国高校档案信息开发与服务利用工作研讨会”上交流论文2篇；编写的《青岛科技大学年鉴》（2005）获山东省开发利用档案信息资源二等奖；《青岛科技大学年鉴》（2004、2005）已经被中国学术期刊（光盘版）电子杂志社编入《中国知识资源总库》——《中国年鉴全文数据库》，为学校年鉴信息社会化、扩大学校知名度发挥了重要作用。
我校档案馆于2000年通过了山东省教委、山东省档案局关于“高等学校档案目标管理”考核验收，达到了省一级。在2004、2005、2006年山东省档案局组织的年度考核中，连续三年均达到省一级标准。
档案馆在为学校教学工作服务中充分发挥了重要作用。特别是近年来，为学校教学工作和教学评估提供了大量的档案材料，深受各职能部门的好评。今后我们将继续努力，发扬成绩，再接再厉，采取有效措施，努力提高我校档案管理的现代化水平，为学校的教育发展和教学改革做出新的、更大的贡献。
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