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关于认真做好各类档案归档工作的通知
2022-04-15 14:14  

各学院、部(处)、校区,校直各单位:

为做好2022年学校档案归档工作,确保各项工作形成的各类档案完整及时归档,现将2022年度各类档案的收集、整理工作安排通知如下:

一、归档范围和归档时间

请各单位、部门按照《档案归档范围与保管期限表》(见网址:https://dag.qust.edu.cn/info/1029/3925.htm)和《2022年度各单位、部门归档时间安排》(见附件一),按时完成归档工作,具体安排如下:

1. 2022年6月20日前,学校各党政部门移交2021年度档案材料,之前年度应归档材料尚未移交的请及时补交归档。

2. 2023年1月15日前,学校各教学单位及教学相关部门移交2022年度教学档案材料,之前年度应归档材料尚未移交的请及时补交归档。

3. 有关单位、部门要加强对有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等各种形式和载体材料的收集保存整理,按照第1点的时间节点和要求做好立卷归档工作。

4. 各学院、部门档案员通过数字档案资源管理与利用系统(http://daggl.qust.edu.cn/)按所发上传模板提前录入相关档案信息,上传电子文件,确保电子档案与纸质档案同步归档。

5.《2022部门归档清单及应归档计划书》将以电子版形式单独发给各部门,请根据当年度实际归档内容对清单进行添加、修改,并在移交档案的同时,上交纸质计划书。

6. 疫情防控工作材料请参考档案馆网站《关于做好新冠肺炎疫情防控档案收集工作的通知》(https://dag.qust.edu.cn/info/1055/3977.htm)随办随归。

7. 学校重要事项形成的档案不受上述归档时间限制,事项办结后及时向档案馆移交归档。

二、归档要求

1. 各单位、部门要高度重视立卷归档工作,兼职档案员要参照《归档范围与保管期限》,监督、指导本单位、部门开展各类材料的收集整理立卷工作,做到材料真实齐全、整理规范、目录完备、及时归档。对于没有按时归档或归档情况不理想的单位、部门,档案馆将于12月中上旬通报给相关单位负责人。

2. 按照《青岛科技大学院级单位目标管理绩效考核办法》,档案馆将于12月中下旬参照《档案工作考核评分细则》(见附件二),对归档单位的归档时效性、归档质量、档案电子化程度等方面进行考核并通报。考核的档案归档范围为2022年1月至12月15日移交的各类档案,2023年1月至3月的归档工作纳入2023年单位考核。

三、其他说明

整理档案材料或网上著录工作中如有问题,请到档案馆主页“业务指导”的“整理规范”版块(https://dag.qust.edu.cn/ywzd/zlgf.htm)查阅、下载相关业务指导文件,或与档案馆联系:李世鑫、杨丹丹老师,88958622,图书馆A楼3003室。

特此通知。

青岛科技大学校长办公室

2022年4月14日

附件【附件一:2022年度各单位、部门归档时间安排.docx已下载
附件【附件二:档案工作考核评分细则.docx已下载
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