档案是党和国家的宝贵财富，必须加以珍惜和保护。一是为了维护党和国家历史的真实面貌服务，另一方面档案是孤本，其“寿命”是有限的，加强对档案的保护，无论对现在和未来，都是一件百年大计的工作。因此对档案的保护提出以下要求：

一、归档者（立卷部门）

1、归档材料用纸规格尺寸

严格依照国务院办公厅发布的 ［国家行政机关公文处理办法］ （2001年1月1日起实施）规定要求，归档的材料纸张规格一律统一采用国际标准A4型（长297mm宽210mm）。

2、案卷的包装与装订

案卷包装指用于盛装和保护卷内文件的卷盒或卷皮（分软、硬两种）。卷盒、软卷皮主要用于盛装不便于装订的照片、影片、缩微胶片、图纸及珍贵手稿等（先用软卷皮包装，然后放入卷盒中），其他可装订的文件一般使用硬卷皮包装。

装订指为固定和保护卷内文件，以线装的形式加工案卷的工作，包括装订之前应去掉金属物；将破损文件修补齐整；未留装订线者需补贴加边；字迹扩散的文件予以复制，与原件放在一起装订。案卷通常采用“三孔一线”左侧装订的方式，要求做到结实整齐。

二、接收者（档案馆、室）

1、纸质档案

1）严格履行归档移交手续，检查案卷的装订质量及包装应达到规定要求（包装盒内有无虫卵或用毛刷进行清理），合格后方能入库上架；

2）定期对馆藏档案进行检查，发现页面有破损及发黄、字迹渐淡模糊的现象，要及时进行修补和裱糊。

2、声像、电子档案

1）接收入库的光盘等电子档案要逐盘逐件单独装袋，存放于防高温、防压的特殊装置内；

2）接收入库的磁带、录像带等特殊档案要装入特制的防磁柜（柜内设有固定盘心的定位装置）；

3）对声像档案定期进行复制。

3、档案装具

对档案橱柜及密集架机械转动部分要注意保养，及时清洁、打蜡、上油，保持档案装具设备的正常运转。

4、库房环境

应遵守《档案库房管理制度》，按照 “九防”标准执行，与工作无关的人员不得进入库房。

三、利用者（查阅）

1、要注意档案的保密和安全，所借档案不得转借他人；

2、不要在档案文件上面涂抹、画勾、圈点、标字或拆散案卷；

3、只限于阅读卷内所指定的文件，不得随意翻阅卷内其他文件；

4、使用完毕要及时归还。