各学院、部(处)、校区、校直各单位:
为做好学校档案归档工作,确保各项工作形成的各类档案完整及时归档,现将2024年度各类档案的收集、整理工作安排通知如下:
一、归档范围和归档时间
请各单位、部门按照《归档范围及保管期限表》(见附件一)和《2024年度各学院、部门归档时间安排》(见附件二),按时完成归档工作,具体安排如下:
1. 2024年6月20日前,学校各党政部门移交2023年度档案材料,之前年度应归档材料尚未移交的请及时补交归档。
2. 2025年寒假前,学校各教学单位及教学相关部门移交2024年度教学档案材料,之前年度应归档材料尚未移交的请及时补交归档。
3. 有关单位、部门要加强对有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等各种形式和载体材料的收集保存整理,特别是学校网站《科大要闻》栏目发出的新闻图片原图,按照第1条的时间节点和要求做好立卷归档工作。
4.《2024年部门归档清单及应归档计划书》将以电子版形式单独发给各部门,请根据当年度实际归档内容对清单进行添加、修改,并在移交档案的同时上交纸质计划书。
5. 学校重要事项形成的档案不受归档时间限制,事项办结后及时向档案馆移交归档。
二、归档要求
1. 各单位、部门要高度重视立卷归档工作,兼职档案员在收集整理工作中,要逐件逐页检查,确保文件材料的原件归档,做到材料真实齐全、整理规范、目录完备、及时归档。
2. 按照《青岛科技大学院级单位目标管理绩效考核办法》,档案馆将于12月中下旬参照《档案工作考核评分细则》(见附件三),对归档单位的归档时效性、归档质量、档案电子化程度等方面进行考核并通报。考核范围为2024年1月至12月20日移交的各类档案,2025年1月至3月的归档工作纳入2025年单位考核。
三、其他说明
整理档案材料过程中如有问题,请到档案馆主页“服务指南——归档指南”版块(https://dag.qust.edu.cn/fwzn/gdzn.htm)查阅、下载相关业务指导文件,或与档案馆杨丹丹(职能部门、学院综合办公室)、李婕(本专科教学)、王垚(研究生教学)、赫蕊(成人教育)联系,电话:88958622,办公地点:图书馆A楼3003室。
特此通知。
附件:一、归档范围及保管期限表
二、2024年度各学院、部门归档时间安排
三、档案工作考核评分细则
档案馆
2024年4月28日