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学校档案工作“十三五”规划
2017-04-10 16:11  

学校档案工作“十三五”规划

指导思想和发展目标:学校“十三五”档案工作指导思想是要主动适应学校发展,贯彻落实两办《意见》精神,以迎接“山东省档案工作科学化管理规范测评”工作为主线,围绕学校中心、服务大局,健全“三个体系”建设,提升档案治理能力,推进档案工作提质增效,为学校发展奠定良好基础。

重点工作和保障措施:及2016年度重点工作(3个方面)

第一、完成山东省档案工作科学化管理规范测评工作。2016年作为广泛宣传、重点筹备年,制定具体工作方案,按部就班推进以评促建工作的开展和落实;2017年申报并迎接检查;2018年整改、提高。争取首评达到优秀,通过整改,在学校统筹完成校园信息化建设,实现文档一体化后最终达到示范标准。

一是积极争取学校各级领导支持,落实建制和编制。一方面,通过业务交流平台,积极参与高教档案学会、省市档案工作协作组活动,拓宽学习渠道,有计划走访相关高校档案馆,主动联系和积极参与档案学术研究工作,关注高校档案工作发展重点和难点问题,争取项目立项和项目获奖申报。另一方面,适应新形势下档案工作的要求加强业务培训,提高档案管理技能,组织回顾档案工作规范、落实档案管理制度等主题宣传、知识测试活动,如期评选学校档案优秀工作者,配备并培养一支结构合理、长期稳定的档案工作队伍,建设行一流服务团队。

二是完善档案工作管理体制,加强依法治档工作的落实。充分利用学校制定“十三五”规划及新一轮干部聘任的有利时机,以印发《青岛科技大学档案工作指南》为依托,有效加强与各职能部门负责人的沟通,将档案工作纳入各级领导和工作人员的岗位职责,纳入各项工作流程,纳入年度目标考核,使档案工作与学校各项业务工作同部署、同检查、同奖惩,建立健全学校档案工作网络和规范管理体系,以落实电子、实物、设备、基建、科研、财会档案等管理制度为重点,增加执行能力,做到依法治档。

三是加强档案信息化建设。做为测评工作的一个重点和学校档案工作亟待解决的难点问题,更新档案信息化管理软件迫在眉睫。对此,要抓住学校网络建设的契机,着重加强档案管理系统的考察、引进和试用工作,关注学校办公系统的推进和对接。按照电子文件管理办法要求,规划、实施电子文件归档和电子档案在线移交、接收、共享利用,争取早日实现文档一体化。力争档案管理系统2016年底能够上马,2017年完成调试并正常运行。同时,有计划开展“存量数字化、增量电子化”工作,探索档案采集、管理、存储和利用新模式,争取在“十三五”末,增量档案电子化程度达到50%,其中电子文件归档率要求达到80%。根据学校实际情况,按部就班开展库藏档案数字化工作,如果不能通过外包一次性实现馆藏档案数字化,就要以抢救珍贵档案为重点,利用岗根据档案利用率和档案修复缓急提出数字化进程和范围,有计划地自行开展,通过不懈努力将档案馆逐步建设成为学校电子档案中心和信息管理中心。

第二、加强“三个体系”建设,持续做好服务工作。

首先,资源体系建设。一是加强档案资源前端控制,在完善档案制度规范体系的基础上,督促各部门做到各种档案应归尽归、安全管理、科学整理、依法移交,严肃查处档案管理违法违纪行为,不断提高规范化管理水平。加大档案鉴定力度,引导职能部门对归档档案利用权限进行标注,完善提供档案查阅服务审批机制,确保利用者可以依法利用档案和公开信息。加大电子档案收集力度。二是加强重要档案的收集,加大对学校重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目等档案的收集管理力度,落实专项验收和整理归档等规定。要求收集岗位变被动收集为主动收集,根据大事要闻列出重点接收清单,上半年着重做好学校各类档案的移交,下半年做好毕业生学籍档案的收集,全年做好电子、实物及各种项目类档案的收集工作。

其次,档案服务体系建设。一要在完成各类检索工具建立的基础上,适时稳妥开展电子档案利用,确保文档服务工作规范化、制度化。二要加强档案资源开发利用,继续丰富网站档案信息,方便校园网内用户便捷查阅相关资料。深度开发档案信息产品,围绕建校70周年等重大纪念活动,主动推出档案文化服务,通过举办展览、专题宣传等活动扩大档案宣传效应。人事档案管理保持领先水平。

最后,档案安全体系建设。第一完善档案安全管理机制,建立健全档案安全制度,完善档案安全应急处置机制,规范各岗位各环节管理制度,构建人防、物防、技防、联防“四位一体”的档案安全防范体系,增强防范能力。推进档案信息安全等级保护和分级保护工作,完善档案保密管理制度,严格档案开放、利用、公布的审查、审核、审批手续。第二确保档案实体和信息安全,切实落实库房安全措施,达到“九防”标准,应逐步安装自动监控报警、灭火、温湿度控制、门禁系统及档案消毒等,加强档案安全设施配备。第三加强档案抢救工作,申请学校专项,组织做好学校重点档案保护与开发。对已数字化的档案实体实行封存保管,提供利用全部以复制件代替原件。数字化档案采取异质、多套保存方式,定期检查,保证原始数字档案的信息安全。积极参与数字档案容灾备份体系,争取异地备份。

第三、做好部分专项工作,为学校文化建设锦上添花。

做好校史馆适时更新和接待工作。新一届党代会结束后3个月内完成“科大华章”部分党建工作之后14个版面的更新。根据学校建筑功能调整和70年校庆的需要,按照学校整体工作部署,做好校史馆管理工作。

协同进行干部人事档案“三龄二历一身份”审核认定工作。2016年完成科级干部等人员“三龄二历一身份”信息核定明确工作,同步推进干部档案数字化。同年新进人员加强移交前的清点和确认工作,做到从源头明确“三龄二历一身份”,提高人事档案管理水平。随后根据学校组织人事部门工作安排进行其他干部信息的初审工作,期间根据管理措施的完善适时组织干部档案数字化工作。

开展部分档案鉴定工作。2016年下半年牵头组织艺术学院专家对馆藏字画进行鉴定定级工作,加强重点、珍贵实物档案管理。根据新颁布的会计法,自2016年起推动职能部门对学校财会档案鉴定销毁工作的开展,此后坚持成为年度性工作,使学校财会档案鉴定销毁工作规范化。

按时保质完成档案编研工作。继续做好学校《年鉴》和各类汇编材料的编研工作。配合学校校庆,争取编辑出版1本档案特色鲜明的专题史料。

继续保持“全国巾帼文明岗”称号,资助“春蕾女童”,做好职工健康保护工作。根据学校发展和建设规划情况,做好档案馆库功能划分和分配使用。

2016年是“十三五”的开局年,学校档案工作以筹备迎接“山东省档案工作科学化管理规范测评工作为重点,认真贯彻落实中共中央和省委、省府《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》,加强对学校各级领导干部档案意识的宣传和部门档案职责的落实,提高专职队伍业务素质,为申报工作打基础。

总之,“十三五”学校档案工作要持续保持“以人为本、服务为先;尽职尽责,高效规范;爱岗敬业、进取创新;团结协作、共赢明天”的工作理念,贯彻落实依法治档,争取保持省高校一流水平,为学校发展做出积极贡献。

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