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学校档案工作“十二五”回顾
2017-04-10 16:10  

学校档案工作“十二五”回顾

 

第一、规范化管理得到加强

一是制定了一系列的规章制度。修订了学校的《档案分类方法》、《档案业务建设规范》和《全宗卷管理规范》,制定了《各部门档案收集整理规范》、《实物档案管理暂行办法》、《电子文件归档管理暂行办法》、《毕业生利用服务工作规范》及常规业务办理的规程等,公开服务内容、办事流程、办结时限,在服务的同时接受监督建言。

二是明确了岗位职责。设置档案馆规划岗位职责,并按照实际人员进行职责整合、落实到人;拟定了与档案管理办法配套的实施细则,制定了校领导、二级部门负责人、部门档案员的档案工作职责。

三是建立月会制度。通过“兰台月谈”形式每个月底召开馆务会,做到全馆人员掌握整体工作动态,求真务实及时总结各岗位工作,加强交流,培养职业道德、敬业精神和团队意识,有条不紊地推进岗位工作。

第二、基础工作不断完善

一是工作队伍壮大。增加3名年轻工作人员、接收安置2名高级职称男同志,虽然有2人退休、1人转岗,但档案队伍还是得到有效补充,现有队伍无论在年龄层次上还是性别比例上结构较为合理。

二是信息化管理加强。改版网站,增加利用指南、图片新闻、档案咨询等3个栏目,与宣传部共同开设“校史上的今天”,借改版契机合理设置栏目为校园网内教职员工提供广泛服务。自行完成学籍档案翻译系统的开发,解决了教学档案数据倒库问题,提高工作效率的同时降低劳动强度。档案管理系统顺利转移至学校光纤服务器中,安全程度提高。

三是校史馆得到维护。先后完成2号厅更换铝塑吊顶;3号厅屋顶改造;科大华章部分44个版面的重新设计和更新;数码显示设备的安装等,维护校史馆的学校窗口形象,搭建了自行更新的平台,拓展了展示容量。

四是办公条件得到改善。根据工作需要调整办公布局,逐步更新办公用计算机,增加装订、扫描、除湿等设备,库房保管、阅览环境进一步改善。

五是人事档案进行了专项审核。完成全校干部人事档案“三龄一历”审核工作,对审核登记表进行扫描,原始记录存档,审核信息汇总成表,纸质及电子文件移交人事处等待审核确认和落实。继续协助组织、人事部门开展干部档案“三龄二历一身份”审核工作,完成处级干部档案的数字化及整理工作。

第三、日常业务保质开展

在全校各部门领导支持及档案员们的共同努力下,近年来年均收集学校各类档案近5000卷件,信息录入逾1.3万条,排架近90米;对外推出邮箱联系、特快专递服务,为毕业生创建便捷高效的利用平台,接待利用年均1200人/2000卷件、英文证明200多份;继续补录信息2万余条,按规定建立各类档案检索工具。

编研贴近工作实际,研以致用,每年按时完成学校《年鉴》30余万字的编辑工作,同时汇编完成《大事要闻》等分册;每年更新补充校园网站“编研栏目”中大事记、表彰等10万余字的信息,便捷利用、保护档案成效显著。

校史馆每年接待100多批1500人以上的参观者,成为学校校园文化建设窗口。

人事档案年均接收新进人员档案近百份,收集散材料近万份、2万余页,均按要求整理立卷;接待查借阅500余次,传递档案20卷左右。

第四、对外交流有效推进

山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会于2014年5月成立,学校当选为常务理事单位;工作人员加入了工作群,先后接待了聊城大学、济南大学、烟台大学、中国海洋大学等同行来访。

档案工作人员发表论文10篇,其中核心期刊半数以上;获得山东省府、省学会成果奖10项,其中一等奖1项,二等奖7项;1人晋升正高级职称,专业人员的业务素质不断提高。

继续保持全国巾帼文明岗称号,持续资助“春蕾女童”。

“十二五”期间,档案馆树立全心全意为师生服务的工作理念,不断增加和改进服务方式,集体践行“一张笑脸、一声问候、一颗诚心、一份责任”的服务宗旨,对内加强编研、推进信息化建设,扎实做好学校的档案管理工作,对外拓宽服务渠道、加强与同行单位的交流与学习,学校档案工作得到健康持续发展。

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