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档案馆2015年工作总结
2017-04-10 16:08  

档案馆2015年工作总结

2015年是“十二五”规划的最后一年,档案馆能够紧紧围绕学校的中心工作开展服务,积极参加党的“三严三实”专题教育活动,深入加强自身建设,扎实履行职责,有效推进学校档案管理工作健康发展。

一、继续推进制度建设,逐步达到山东省档案工作科学化管理规范。在出台学校《档案管理办法》和《电子文件管理办法》的基础上进一步制定《实施细则》,并根据山东省档案工作科学化管理规范测评要求,有计划地补充和建立完善学校档案管理各项制度,增加、修订20余项,逐步实现全面规范管理,依法指导和加强档案建设工作的目的。

二、加强业务学习,做好队伍思想建设,营造积极健康的工作氛围。在学校各级领导的大力支持下,学校档案工作队伍,特别是人事档案组织审核和数字化工作人员得到极大充实,增加硕士生1名、本专科生4名,其中高级职称人员2名、男性2名,使得档案工作队伍在人数、性别、年龄、专业结构等方面更趋合理,人事档案全面初审工作有序开展。鉴于新人较多,在明确岗位职责的基础上,按期组织“兰台月谈”,加强业务知识学习;报告、讨论岗位工作计划和落实进展情况,做到月清月结;就工作观念、工作态度、工作状态等方面进行沟通,引导大家建立良好习惯,培养职业道德和团队意识,营造良好氛围,弘扬爱岗敬业精神。加强与省内高校的工作交流,在学习中探索过渡和开展工作,较好地完成年度任务。

三、加强沟通,团结协作,顺利完成校史馆更新任务。为配合学校65周年校庆及本科教学复审工作,计划安排了校史馆更新工作。按部就班地进行了确定工作思路,调整布局、增加电子显示;与各职能部门充分交流,征集展板修改方案;组织召开专题会议,收集更新意见和材料,收集素材318件,在多次反馈和汇报的基础上定稿。暑假期间加班加点,与设计公司进行了面对面和电联充分沟通,经过多个回合的往复,设计工作在7月底完成,8月份进行了现场施工,开学前圆满完成44个版面的更新工作。此次更新展示了学校近10年来学科建设、教学立校、人才强校、科研兴校、国际交流和校区建设方面的最新成就;里程碑、领导关怀、人才、产学研和校友内容得到充实并为下一步党政管理工作部分的改版留出了扩容空间;增加了基金会、校友组织和学校5060周年校庆专版,以提高学校美誉度,扩大在国内外的知名度。

年度接待57批/1060人参观,继续做好讲解员招聘培训工作,保持良好的学校窗口形象。

四、协助组织人事部门做好人事档案初审工作,推进数字化建设。人事档案新增3人,1人取得上岗证书。主要协助组织、人事部门开展干部人事档案“三龄二历一身份”初审工作。完成173人档案的2次背对背初审和233卷档案的数字化工作。

继续加强人事档案日常管理工作。制定人事档案档案移交清点登记表,严把入口关,让当事人清楚个人材料情况,明确人事和档案岗位职责,确保进馆时就明确“三龄二历一身份”。提供利用档案612卷;传递干部档案6卷。做好新近及处级干部255卷档案的整理工作,剪切、裱糊10600余份/26200余页,微机录入信息24900余条,打印目录3100余页,分类装订排架。认真收集全校2200余名教职工年度考核表、工资表,职称评审表、教师资格认定申请表、继续教育学历材料和奖励等材料共计5100/11510页,审核后存入个人档案。

五、各岗位积极主动开展工作,团结协作做好服务

1.利用服务。保持良好工作作风,坚持较高服务质量,热情接待符合要求的利用者,接待部门查借阅档案360人次/1798卷;接待学生1135/1304卷;学历认证67/71卷,翻译制作359份;补录教学档案卷内目录2976766余条;完成高考新生录取花名册、毕业证、学位证登记表等205卷教学档案的数字化工作;2014年各类档案入库输出案卷目录。

2.信息编研及网站维护。按期完成学校2014《年鉴》(32.3万字)编辑工作,继续为学校各岗位工作人员提供相关档案信息,发挥参谋助手作用。汇编完成《大事要闻》、《学科建设、教学工作》、《科研工作》、《组织人事工作》、《学校文件选编》等资料,为相关职能部门提供一手材料。继续加强网站建设,及时补充11万字的信息内容到编研栏目中,方便指导利用者查询使用。网站浏览量已达15182人次,利用和宣传效果明显,在提高利用率的同时保护了实体档案。做好档案管理系统和安全备份服务器的日常维护和备份工作,收集大事要闻241件,并根据编辑原则整理。新闻报道13篇,及时通报学校档案工作情况,加强宣传工作。

3.档案的收集。新到岗2名人员均取得上岗证书,进一步落实各类档案管理制度,从源头严把归档关,对重点大事要闻支撑材料定点催交,分工合作收集学校各类档案,现接收2015年度档案1337卷,3530件(其中党群451件、行政6494件、教学106521件、科研5522件、产品201件、基建303件、设备103、出版287件、外事1052件、财会591564件、上级文件79件、学校文件296);声像类档案207件、重新整理并塑封19882000年的照片档案195卷;电子文件246件;实物12件;补收电子72件、设备24卷、收集学生2010年至今的电子档案并安装支撑软件;扫描271卷,所有档案按照整理规范,整理并录入档案管理系统。

4.其他。积极支持学校各级妇委会工作,随学校领导走访慰问帮扶的困难家庭,定向捐助“春蕾女童”1名。积极组织参加学校各项文体活动,支持分会工作,督促女职工参加保健讲座和定期体检,努力提高妇女整体素质,切实维护妇女的合法权益和特殊利益。1名女职工晋升高级职称,1人被评为学校先进女职工工作者。获得山东省档案学会优秀成果一等奖、三等奖各1项。

六、存在的问题和改进的措施

1.新进人员较多,继续加强业务培训。采取走出去、请进来的方法,创造条件搭建平台,让年轻人增加学习交流和实践的机会。

2.加强宣传工作,为迎接测评打好基础。争取在中层干部会层面宣传《山东省档案科学化管理规范》实施,根据测评办法找出瓶颈问题和解决的办法,借此契机督促各职能部门加强档案管理工作,达到以评促建的目标。

 

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