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工作总结与计划(2007-2012)
2010-01-12 00:00  
2007年青岛科技大学档案馆工作总结
2007年在学校党委、校长的正确领导下,紧紧围绕学校教学评估这个中心工作,积极为教学评估提供利用服务,为学校的教育事业和发展作出了积极的贡献。
一、领导重视,档案基础设施不断完善。
学校领导十分重视档案工作,不断改善基础设施,扩大档案库房面积。在新校区为档案馆设计规划建筑面积2500平方米的新馆舍,现已投入使用800平方米,档案库房的保管、办公条件得到了较大改善。档案馆新馆交付使用后,积极协调有关部门配备档案安全保管、保护必要的设施设备,使新库房达到“九防”要求。做到档案安全工作,确保档案实体万无一失。
二、加强指导,圆满完成立卷归档任务。
2007年,我校档案工作严格按照档案收集范围进行立卷归档。全年共立卷1622卷(册)、409件,其中党群12卷、142件,行政20卷、97件,教学700卷,科研51卷、16件,财会806册、44件,出版11卷、13件,设备6件,外事11卷、9件,基建10卷、27件,上级文件55件,声像1册、数码照片502张、光盘2张、录像带。以上档案全部按规定进行整理、分类、编号,并将目录输入微机后入库上架。
三 、加强培训,促进馆藏档案数字化建设。
档案信息化建设是学校信息化建设的重要组成部分,进一步加快档案信息化建设的步伐,在去年更新档案管理软件网络版的基础上,认真组织院(系)、部、处、室兼职档案员进行培训,学习档案管理软件网络版的操作流程和使用方法,确保各类档案在网上顺利移交。
四、坚持标准,做好干部人事档案工作。
档案馆按照上级有关干部人事档案工作的有关政策规定,认真做好干部档案工作,首先是把好干部档案材料的收集关,严格履行交接手续,确保干部人事档案材料完整,信息准确。2007年,接收干部档案32余卷,收集材料2466余份,5596页。整理人事档案330人(卷)/次。查、借阅人事档案1660余人(卷)/次。转递干部档案16份。
按照干部档案审核工作的有关精神,继续开展干部档案审核工作,今年重点是在完成了处、科级干部档案摸底工作的基础上,做好档案材料的收集补充工作,虽然困难多,难度较大,但在人事处、组织部的大力支持下,取得了一定的成效,将干部信息输入微机目录290卷。
五、保持稳定,提高档案干部队伍素质。
学校十分重视档案干部队伍建设,在档案干部的配备中,严格把关,并保持相对稳定。在业务素质的培养方面,积极创造条件,支持专职档案人员参加在职学习培训,目前专职档案工作人员的学历水平已全部达到本科以上。对兼职档案人员坚持一年一度的业务培训制度,还根据当年立卷归档中出现的问题,有重点、有目的地进行专题培训。我校还建立了一年一度的考核评估制度,制定了“案卷质量考评标准”。档案馆每年按照标准对兼职档案员进行评比,评出优秀档案员进行表彰和适当的奖励。这样,既使兼职档案员熟悉了业务,又提高了案卷质量。
六、围绕中心,为学校各项工作服务。
档案馆紧紧围绕学校中心工作,为学校决策提供依据、为各项工作提供服务,是档案管理部门的主要任务。在今年的高校本科教学评估工作中,档案馆积极配合教学评估的各项指标,为教学职能部门、各院(部)建立和完善教学评估档案提供了大量的档案查阅利用服务,今年,借阅档案1989卷(册)/次,503人/次。查阅710卷(册)/次,136人/次,查借阅利用率在同行业中处于领先地位。
七、结合评估,不断丰富档案馆藏。
2007年是学校的评估年,9月份学校接受教育部本科教学工作水平评估。档案馆紧紧围绕学校这个中心工作提供利用服务,仅此一项工作,就提供查阅档案850余卷次。另外,还要配合校办做好校史展览的筹备,包括展室内容思路的确定,展室所需资料的收集及布展工作。并以筹建校史展览为契机,加大档案征集工作的力度,期间,征集到了大量的历史照片档案和实物档案,大大丰富了档案馆藏。
八、加大力度,规范馆藏实体分类管理。
按照国家教委规定,94年以后的档案实行实体分类管理。为使我校馆藏整齐规范,档案馆努力加大实体分类力度,有计划地往前推进馆藏档案实体分类。今年暑期,在团委的大力支持下,借助于勤工俭学的学生,全馆同志牺牲了暑假休息时间,将所有馆藏档案按照实体分类标准,全部重新分类编号整理后输入微机,到目前为止,我校馆藏档案全部实现了实体分类管理,这在全省乃至全国高校档案管理中走在了前列。
九、突出特色,做好档案编研工作。
为了更准确、更有效地查阅利用档案,继续做好档案编研工作,已经完成了2006年《年鉴》编辑工作。档案馆还根据各职能部门的工作需要,编辑了《大事记》、《人事工作汇编》、《组织工作汇编》、《科研工作汇编》等,这些编研材料为学校各级领导的科学决策了提供参考,为职能部门的工作提供了信息,真正起到了参谋和助手作用。
2007年,档案馆在国内公开发行的期刊上发表论文2篇,在全国高校档案馆(室)长思想论坛和2007年学术年会上交流论文1篇。编写的2006年《年鉴》获山东省第二届优秀年鉴二等奖、山东省开发利用档案信息资源成果二等奖。有1名同志被评为山东省优秀档案工作者。
2008年青岛科技大学档案工作计划
2008年是学校的管理年,档案馆要紧紧围绕学校这个中心工作,以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,全面落实科学发展观,深入学习贯彻党的十七大精神,贯彻全国及省市档案工作会议精神,突出档案工作服务教学科研工作的主题,进一步加强档案法制建设、资源建设、信息化建设和干部队伍建设,努力创新服务机制,推动学校档案工作又好又快发展,为建设社会主义和谐校园做出应有的贡献。
一、继续做好档案收集,使各类档案更加齐全。档案是档案工作开展服务的立身之本,是《档案法》赋予档案部门的一项重要职责,是开发利用档案的前提。要继续做好档案的收集和移交工作,要加大重点档案收集力度,今年学校的两项重点基建项目图书馆楼、明德教学楼已经竣工投入使用,要重点抓好工程前期材料、竣工验收材料的收集;科研档案要继续抓好立项、报奖材料的收集;设备档案要抓好合同协议、设备验收材料的收集,使各类材料更加齐全完整。
二、加强档案管理,丰富电子档案内容。根据上级有关法律法规和学校实际,进一步扩大电子档案收集范围,凡是在档案收集范围内的纸质档案和电子档案均按规定同时进行立卷归档。要研究和完善电子档案管理制度,努力探讨文书、教学、声像、实物等部分档案随办随归的模式和方法,做好我校电子档案归档工作。在声像档案的收集方面,采取各部门移交和网上收集相结合的办法,做好数码照片的收集保管工作,保证声像档案的齐全完整。
三、档案安全工作,要做到警钟长鸣。档案安全在档案工作中处于极端重要的位置,是档案工作的生命线,必须常抓不懈,警钟长鸣。不仅要保证档案在保管环节的安全,而且要保证在利用环节的安全;不仅要保证档案实体的安全,而且要保证档案信息的安全。要及时配备档案安全保管必要的设施设备,使新库房达到“九防”要求。要牢固树立安全第一的责任意识,严肃保密纪律,严格按照规章制度管理、利用档案,严密把好归档、保管和利用三个关口,坚决杜绝档案安全事故。
四、加快信息化建设,推进数字化档案馆的进程。档案信息化建设是学校信息化建设的重要组成部分,进一步加快档案信息化建设的步伐,实现档案信息化建设与学校信息化建设同步发展。要在更新档案管理软件网络版的基础上,今年重点对机关部、处、室的兼职档案员进行培训,学习档案管理软件网络版的操作流程和使用方法,巩固和完善各类档案网上移交的成果,进一步提高我校档案信息化管理水平。
五、加大宣传力度,发挥档案重要作用。紧密联系档案工作实际,搞好档案宣传工作,在档案馆楼道内设置宣传橱窗进行档案基本知识宣传。针对学校两地办学的实际,建好档案信息网络窗口,开展网上咨询,网上答疑等,将档案工作的基本信息及时在网上与校内外利用者进行沟通与交流。通过各种形势的宣传工作,使各级领导及全校教职工进一了步解档案工作,充分认识档案工作的重要性。
六、建立网络平台,提高档案利用效率。档案信息化建设已成为新时期促进档案工作水平全面提升的一项基础性工作,为进一步完善档案信息网建设,充分发挥档案网络作用,今年将对档案馆网页进行全面改版,分别增加了业务指导、管理、利用、档案编研、历史再现等,其他栏目也分别进行了更新和完善,共设10个一级栏目、32个二级栏目。改版后的档案馆网页将会给利用者搭建一个档案信息资源共享、内容生动活泼的网络服务平台。
七、开发档案资源,继续做好编研工作。档案资源是档案工作赖以生存和开展服务的基础,加强档案资源建设是档案的重点工作之一。继续做好《年鉴》的编辑工作,不断充实新的内容,比如,在学校经费条件允许的情况下,积极争取增加插图、彩页等,使其更直观、更全面地反映和记载学校重大活动,提高《年鉴》编研质量,更好地发挥档案信息资源在教学、科研和管理中的重要作用。
八、加快干部档案收整进度,抓好干部档案审核工作。加大干部档案材料的收集补充工作的力度,积极组织人力突击整理干部档案,第二季度之前完成剩余525卷干部档案的审核摸底和干部档案中所缺材料的收集工作。下半年集中进入材料的整理、分类、编号、剪切、上架,年内聘请专家进行初审和评估,争取达到省一级标准。除此之外,还要配合学校干部聘任等工作,积极主动地提供干部档案材料的利用、转递等。
九、加强队伍建设,提高干部队伍素质。档案工作要适应学校教育改革的发展,关键在于建设一支高素质的干部队伍。要进一步增强学习的自觉性,让学习成为档案人员成长的阶梯,把学习成果转化为谋划工作的思路、促进工作的措施、做好工作的本领。继续加强对专职档案人员的业务知识培训和基础知识培训。对兼职档案人员的培训,坚持以档案管理软件网络版的学习操作为主,有针对性进行个别指导的原则,重点抓好机关各部、处、室档案材料的网上移交,确保档案材料齐全完整。
十、坚持依法管理,增强全校档案法制意识。加强对学校档案的依法管理,认真学习《档案法》,重点是组织组织专职干部学习《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,采取集中学习和自学相结合,边学习、边讨论的方式,努力提高专职档案干部的法制意识,提高依法管理的能力;将全校教职工对《档案法》的学习(通过党委宣传部)列入学校政治理论学习计划,通过学习,进一步增强师生员工的档案法制意识。
十一、加强管理,做好校史馆管理工作。校史馆是学校对外开放的重要窗口,要重点做好校史馆的管理与服务工作,认真接待校内外参观者,并为参观者提供一切方便。做好讲解员的培训和管理工作,为学校竖立一个良好的社会形象。
我校正处在教育改革与发展的关键时期,档案工作面临的工作任务是相当繁重的,责任是非常重大的。让我们携起手来,在档案管理这个平凡的岗位上,团结一致,扎实工作,不断开拓档案工作新局面。
2008年3月16日
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