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《高等学校档案管理办法》解读选载
2011-03-23 00:00  
《高等学校档案管理办法》以下简称为《办法》
1、《法》么规定高等学校校的档案工作职责?
《高等教育法》第四十一条规定,“高等学校的校长全面负责本学校的教学、科学研究和其他行政管理工作”,“制定具体规章制度和年度工作计划并组织实施” 等职权。校长是学校的法定代表人,也就是高校所有工作的责任人,对学校各项事业应统筹规划,协调发展。档案工作作为高校工作的重要组成部分,是高校一项不可或缺的基础性工作,属于高等学校校长的职责范围。
《办法》还明确了职责。明确规定,作为高校法定代表人的校长要贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策,切实维护档案法律法规的权威性。要求校长对学校各项工作要统筹兼顾,促进档案工作又好又快发展。强调校长要为档案工作持续发展提供物质条件和保障,这些条件和保障只能加强,不能削弱。授予校长领导档案工作的举措和权力。
2、 高校档案机构的管理职责有哪些? 这些规定有何意义?
《办法》对新时期高校档案机构的管理职责进行了细化和明确。主要包括两大方面的内容: 一方面是负责保管本单位的档案与提供档案为高校和社会服务的职能,另一方面是负责对高校档案工作进行业务指导、监督和检查的管理职能。
这些规定体现了以下理念和要求:
第一,强化了依法治档、依法管档的观念。(一)《办法》贯彻依法治档、依法管档的理念,规定高校档案机构“贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作”;(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实。
第二,突出了新时期高校档案工作的内涵建设。《办法》赋予高校档案机构“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”的职责。《办法》将“编研、出版档案史料,开发档案信息资源开展国内外档案学术研究和交流活动”列入档案机构的管理职责,鲜明地赋予高校档案机构学术研究的性质。
第三,拓展了高校档案服务工作发展的方向。《办法》提。”“有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地”,这是《办法》首次赋予高校档案服务社会、以史育人的功能。
综上所述,《办法》贯彻了依法治档的理念,赋出:“利用档案开展多种形式的宣传教育活动, 充分发挥档案的文化教育功能予新时期高校档案机构许多新的职责。
3、 为什么要确定高校文件材料的归档范围?
1987年颁布的《档案法》把对机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案管理要求提升到国家意志层面。高校文件材料的归档范围也依法纳入国家档案管理范畴。
《办法》第十五条规定,高校文件材料的归档范围包括党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等十一大类。高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归挡的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。《办法》的这些规定,符合高校办学规律,客观地反映了高校办学历史的基本情况。其中有几个问题需要说明:
1、《办法》将6号令中的党政管理类档案分解为党群类和行政类两个两个类别,符合学校管理工作的实际情况;
2、《办法》增列了学生类档案,体现了学生在学校的主体地位,彰显了档案服务民生的理念;
3、教学类档案要关注对教师从事教学实践和教学研究活动材料的收集,以及特色、微观数据材料的收集;
4、科研类档案要按照《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1978]6号)的要求,从实际出发,根据不同学科、不同类型科研工作的特点,制定本单位的归档范围;
5、基本建设类档案还可参阅《国家重大建设项目文件归档整理规范》(DA/T 28—2002)和《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328—2001);
6、仪器设备类档案将有关仪器设备价值标准由5万元以上提高到10万元以上,体现了高校固定资产投资的变化情况;
7、产品生产类档案重新界定为在高校产学研过程中形成的文件资料、样品或者样品照片、录像等;
8、外事类档案增加了学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学等方面的内容,反映了高校国际化办学的发展形势。
4、 高校档案立卷档的基本要求和程序有哪些?
《办法》第十六条、第十七条对高校档案立卷归档要求和程序做出了具体规定:
(一)高校档案立卷档的基本要求
1、凡是记录和反映高校主要职能活动和基本历史面貌的具有保存利用价值的各种文件材料,除经过同意可设分室保管外,都必须立卷归档,定期移交高校档案机构集中统一保管,任何单位和个人不得据为己有、逾期不交或自行处理。
2、立卷归档分工上,实行档案材料形成单位、课题组立卷归档制度。
3、归档范围上,按照有关规定执行。纸质档案材料和电子档案材料须同步归档。
4、归档质量上,归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。
(二)高校档案立卷归挡的基本程序
1、学校各部门负责档案工作的人员(即立卷人)应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理本部门形成的文件材料,做好立卷归档工作。
2、立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,以便于管理,方便利用。
3、立卷人将档案交本部门档案工作负责人检查合格后向学校档案机构移交。
5、 高校年度何有时间规定?具体要求是什?
限定归档时间可以强化档案材料形成部门和人员的归档职责,确保归档文件材料得到及时、系统、全面、准确的积累和归档,有效避免归档滞后带来的国家档案资源流失或损毁隐患,推进档案的保管、统计、开发和利用等各项业务的顺利开展,服务学校建设与发展。
《办法》第十八条对归档时间作了原则性规定。学校各部门应当在次学年6 月底前归档;各院系等应当在次学年寒假前归档;科研类档案应当在项目完成后两个月内归档;基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。其余各类文件材料的归档时间可以借鉴《国有企业文件材料归档办法》中有关归档时间的规定。
6高校档案机构要征集与学校有的各档案史料?
6号令规定,高校档案部门要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。《办法》第八条再一次明确规定征集工作是高校档案机构的管理职责之一。《办法》第二十四条规定:“高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集,应当制定专门的制度和办法。”
《办法》对档案征集的规定,有利于学校档案史料征集工作的规范化、制度化、常态化,在丰富馆(室)藏的同时,促进档案编研、史料研究、宣传教育活动、创建爱国主义教育基地等工作的开展,为学校信息资源积累和文化传承乃至服务社会开辟一片新天地,实现档案工作又好又快的发展。
7、如何理解高校档案机构出具的加盖公章的档案制件的效力?
为了保护档案原件,减轻高校档案机构管理上的压力,《办法》第三十条规定:“高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案, 一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案机构负责人批准。加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力。”
这一规定的依据为《档案法实施办法》第二十一条,即“各级各类档案馆提供社会利用的档案,应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力”。
从档案利用者角度来说,此规定消除了对复制件缺乏法律效力的顾虑,有助于档案发挥更大更多的作用。从档案保护和管理角度来看,这条规定有利于保护珍贵的档案,也给档案利用工作规范化提供了法律依据。
8、 如何理解高校档案机构在出具档案明中的地位?
《办法》规定:“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。”这明确了高校档案机构出具档案证明的合法性和唯一性,高校其他部门不得出具与档案相关的证明,理顺了档罗机构与教学、管理等部门的关系。
《办法》做出这样的规定,具有十分积极的作用:第一,赋予档案机构在高校档案证明中唯一的合法地位,提高和强化了档案机构在高校中的地位和作用,增强了其工作的权威性。第二,有助于促进档案工作统一领导、分级管理原则的落实。第三,有助于整合档案资源、提高效能。
《办法》赋予高校档案机构出具档案证明的权力,也使档案机构承担更大更重的责任。
9、如何理解高校档案利用工作中的收费问题?
为了规范高校档案机构的收费行为,《办法》的第三十二条规定:“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。”这是《办法》对高校档案机构利用档案服务收费提出的总要求。
具体而言,以社会公益为目的的档案利用以及社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,高校档案机构不得收费。对于用于个人或者商业目的的,高校档案机构可以合理收费。对于前两种档案利用不得收取费用,这是《办法》的强制性规定,必须严格执行。对于《办法》中"用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用”的规定,这里的"费用主要有档案保护、证明、复制、翻译、咨询服务等费用。
10法》么强调要保障档案工作所需经费?
《办法》规定, 高校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算。所谓的档案工作经费,总体而言,主要包括:日常办公运行经费,如档案机构的水、电、暖、交通、通信、办公用品等基本开销;档案机构管理档案费用,如征集珍贵档案、抢救濒危档案、保管特殊载体材料档案、购置档案设备等所需费用;档案机构人员学习和培训费用,档案工作宣传培训费用、档案编研和课题研究费用以及档案人员健康保护所需费用等。高校对档案工作的经费划拨要与学校的整体发展相适应,与学校档案工作发展水平相适应。
《办法》对于高校档案工作经费问题的规定符合高校档案工作建设和发展的现状,有助于解决档案工作经费捉襟见肘的问题,有助于解决档案工作经费与档案工作建设和发展不相适应的矛盾。
11、在高校档案管理工作中,哪些行为应予表彰或励?
《办法》第三十九条规定高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的; (五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。”这一规定,既体现了《办法》对档案工作的高度重视,又凸显了《办法》对档案工作者的关怀和尊重。对档案工作做出贡献的单位或个人给予表彰或奖励也依法纳入了学校法定代表人校长的档案工作职责中。
12、在高校档案管理工作中,哪些行可依法处罚?
《办法》第四十条规定有下列行为之一的,高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;( 二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;(三)涂改、伪造档案的;(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;(六)其他违反档案法律法规的行为。”
《办法》的第五条规定,“研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题”是高等学校校长的职责之一。
13、什是档案信息化?档案信息化建有哪些内容?
(一)档案信息化的定与含
档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和指导下,全面应用现代信息技术,不断改革传统的档案管理模式,有效提高档案信息资源收集、管理和提供利用服务水平的过程。主要包括以下几方面的含义:
第一,统筹规划、精心组织。
第二,全面应用信息技术。
第三,坚持改革创新。
第四,强化对档案信息资源的认识。
(二)档案信息化建的内容
第一,基础设施建设。
第二,档案信息安全保障体系建设。
第三,档案管理应用系统建设。按照上级档案行政管理部门的有关规划、规范和本单位的用户需求,借助特定的技术平台,研制档案管理应用软件系统。
第四,档案信息资源建设。
第五,标准规范体系建设。
第六,人才队伍体系建设。
14、档案信息化建设对人才队伍提出了哪些新要求?
一,档案信息化人才队伍建设要求档案工作人员具备较高的综合素质,主要包括:
1,身体素质。要有一个健康的身体和良好的心里素质。
2,思想素质。要有较高的政治思想品德、职业道德,具有与时俱进的开拓创新意识和团结协作精神。
3,文化素质。信息化背景下要求档案工作人员一定要有丰富广博的知识,除了具备档案专业知识外,还应当具备较全面的综合知识和文化素养。
4,业务素质。应该具备扎实的档案信息化建设所需要的专业知识,包括档案专业和信息技术专业理论知识,熟练的信息技术能力,较强的法律意识(依法管理和开发档案信息资源),较强的研究能力、创新能力和管理能力。
二,档案信息化人才队伍建设,更注重的是人才团队的整体综合素质和能力,主要包括:
1,团结协作精神。高校档案信息化是一个庞大的、长期的系统工程。在建设过程中需要各种类型的人才进行通力合作,即参与建设的各成员之间要加强沟通、协作。
2,团队结构合理。首先要有各种类型的人才,即由多个专业或领域的人才组成工作团队。如要进行有效管理和协调的管理型人才、对信息化建设进行研究的研究型人才以及档案专业人才、信息技术人才、操作性人才等。其次,各种类型的人才搭配比列要科学。最后,人才的文化层次、年龄层次等配备要合理。
2011年3月23日

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