6月6日,2018教学档案工作会议暨新版档案管理系统培训会在崂山区图书楼4008会议室召开,各个学院教学档案员及相关职能部门档案员与档案馆工作人员共计40余人参加了会议。
会上,档案馆赵军副馆长对2018年毕业生学籍档案的收集归档工作进行了整体部署,明确了研究生、本专科、成人教育各层次毕业生学籍档案纸质和电子文件整理、移交的时间节点,详细介绍了新版档案管理系统的预立卷功能模块,演示了信息的录入、提交审核、驳回的操作与流程。赫蕊老师就本专科毕业生学籍档案的归档内容、整理标准等提出了规范要求,大家现场进行了互动。现场还为新到岗的部门档案员发放了《青岛科技大学档案工作指南》。
在去年试运行的基础上,2018年研究生档案正式采取由各教学院直接移交档案馆的归档模式,为进一步理顺工作职能,广泛听取部门档案员的意见,会后随即召开了研究生教学档案员研讨会。邀请研究生院岗位管理人员参加,大家第一次面对面沟通交流,就研究生学籍档案的相关问题进行了充分研讨,耐心听取和解答了档案员提出的相关业务问题,明确了档案馆、研究生院和和各教学院档案员的岗位职责,确定了各岗位负责归档的内容与时间,为今后减少环节、普遍提高研究生学籍档案移交归档实效性起到了良好的推动作用。