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档案馆新学期工作全面展开
2017-08-29 18:02  

一、与职能部门协同联办

1.《青岛科技大学年鉴》(2016)改版工作进入尾声。材料收集补充基本结束,初稿交由学校办公室通审。进一步审核和完善工作将于近期完成。

2.随着毕业生数量的增加,毕业证书、学位证书以及成绩、录取等英文翻译工作量大增,在主管部门下放证书印制的前提下,档案馆积极学习论证并加强沟通,分别与学校教务处及研究生院等职能部门探讨解决途径:逐步实现通过教务管理系统打印学生英文成绩单;努力实现毕业证和学位证中英文同步提供等。从源头上减少环节,提高工作效率,增加与校友的亲和力,树立良好的服务形象。

3.与研究生处召开协调会,就研究生档案由研究生处统一收集移交改为毕业生学籍档案由各学院直接移交档案馆的工作模式进行充分研讨。明确责任,就研究生处日常管理重点、规范档案形成及标准、制度建设和批量电子化等问题进行交流,确定了下一步工作程序。

4.在前期考察的基础上提出新生校史教育方案。高密校区今年通过幻灯拍播放的形式就地解决新生校史教育;本着先四方校区、后崂山校区的原则,在学生处积极配合下,合理安排各学院参观时间,争取用最短时间完成新生集中入学校史教育工作。

二、档案馆召开工作会议。

8月29日召开新学期工作会议,刘永红馆长通报了近期学校工作会议情况,各岗位对暑假期间工作进行了总结,就本学期工作计划进行了广泛交流,档案馆全体工作人员参加。

暑假期间档案馆轮流值班,校史馆正常开放。接待毕业生利用档案59人/65卷次,翻译英文证明材料19份;部门利用19人/68卷;校史馆参观300余人次。年鉴改版工作按部就班进行,一方面与相关职能部门密切联系,收集完善并重新编辑排版;一方面合同签订、书号申请等工作也稳步推进。

各岗位就工作难点和重点深入讨论,统一思想认识,明确了工作思路。馆长对假期工作进行了总结,结合新学期档案馆的档案管理系统试运行、口述档案征集、《年鉴》改版机撰稿人培训、新生校史教育以及日常管理服务等各项工作进行了部署,结合新学期岗位人员安排逐岗梳理,并提出要求:一是以积极的工作状态投入新学期工作,根据计划科学安排、有序推进,争取早日完成;二是严格遵守规章制度,对自己和业务部门严格要求,积极协商解决工作中出现的新问题;三是做精做细,档案工作来不得半点马虎,各岗位对前期工作进行盘点,补充完善;四是提出岗位轮换制度设想,每个聘期馆内岗位轮换,落实岗位清点交接等各项管理制度,及时完成各岗位阶段工作总结,督促加强各项业务的学习,通过制度落实管理的科学规范。

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