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档案库房管理制度
2016-11-18 15:51  

档案库房管理制度

 

一、档案库房实行专人管理,非本馆工作人员未经许可不得进入,钥匙由利用岗位负责,单独存放,不准随身携带。

二、坚持入出登记制度,一是做到档案入库编目完备,出库登记齐全,未经编目登记的档案不得擅入库房;二是记录利用岗外档案工作人员出入库房情况。

三、档案库房要经常打扫,保持清洁,严禁带入害物质。橱具及设备及时清洗、上油、打腊,注意维修保养,保证正常安全运行。

四、库房内橱具排列要整齐,并进行统一编号,原则上与窗户垂直排列,靠墙的橱具应与墙间隔一定的距离,一般不得小于10厘米,以便通风降温。不准在库房内存放与档案无关的物品。对珍贵档案应专柜保管。

五、档案入库必须认真检查案卷质量,清点数目,及时进行登记、上架或入柜。档案的存放应严格按各类档案规范的要求摆放,做到整齐有序,便利查找。

六、库房安全要做到九防:

1.防火。档案工作区域严禁烟火,配备干粉灭火剂等消防器材并放在合适的位置,库房最佳采用气体消防,消防器材均应保证有效使用。照明采用白炽灯,线路铺设为暗线,选材符合安全要,定期检查维修,做到人走灯灭。配备手电筒,严禁明火照明。

2.防潮(水)、防高温。库房内应配备空调、除湿机,以及时调整库房温度和湿度,并配备温湿度检测记录仪,连续记录库房温湿度,使库房内温度控制在14~24℃之间,相对湿度控制在45~60%之间。库房不宜安装水(气)暖,上下水管道禁止通过。

3.防盗。档案库房应安装防盗门和报警装置,库房区域应安装监控系统。出入库房要及时关门落锁,下班前检查门窗、关闭不必要的设备。

4.防虫、防鼠。库房设置防虫帘,应随时进行虫霉情况抽查,发现问题及时采取措施,每年放置一次杀虫药剂,禁止存放食物。

5.防有害气体。档案库房应远离污染区,周围有空气污染的,门窗要进行密封处理。

6.防光。档案橱俱摆放应与窗户垂直。档案库房应按规定设置窗户,窗户要用遮光窗帘,避免阳光直射档案。

7.防紫外线。档案库房要使用白炽灯,禁止使用日光灯。

 8.防磁辐射。对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案,建议配备防磁柜,要定期进行安全质量检查。

9.防尘。档案入库前除尘,库房门窗最好使用密闭性能比较好的塑钢窗,库房内要定期清扫,保持清洁卫生。

七、对馆藏档案要定期进行检查、核对,做到帐物相符,发现问题及时解决。

八、建立《库房安全管理记录簿》,记载“九防”及档案实体安全检查和修复、抢救性数字化工作情况。

九、库房管理人员变动时,应严格执行岗位交接清点制度。

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