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档案补充修改制度
2016-11-18 15:45  

档案补充修改制度

 

一、对已归档的各类档案,档案馆在提供利用过程中一经发现不够齐全完整,应立即通知收集岗联系相关职能部门,追溯缺失材料,争取从速补充齐全。

二、职能部门档案员发现有新材料需要追加到已归档案的,亦应主动联系档案馆收集岗,随时补充完善。

三、补充材料需经档案馆收集岗工作人员审核同意,并协助部门档案员完成补充工作。

1.新增加的按件管理的档案,档案馆和职能部门交接双方档案馆打印移交目录,办理常规交接手续;

2.进行内部协调,调取相关案卷进行补充。

3.检查核实数据库信息,并将修改内容及时通知利用岗。

四、档案补充完毕后,收集岗工作人员应负责及时调整和补充数据库信息,输出馆内岗位交接清单,与利用岗办理交接手续。

五、入库档案严禁替换,原则上亦不允许修改。确实需要进行修改的,必须经职能部门主管校领导批准同意,档案馆严格登记。

六、档案修改应由档案产生责任人或部门档案员在原件上直接进行,修改处要加盖职能部门“修改核定”章。如果修改内容多或错误严重,可直接添加更新后内容进行补充,经办人应在原件或卷内备考表上填写序号、题名、原由、时间,并签名,卷内目录亦需同时进行相应修改。

七、档案修改补充内容涉及多个部门时,应由主要部门负责,在完成协商、会签后进行。对于按件管理档案的修改,应填写“档案补充修改登记表”,备案存查。

八、档案的修改补充在档案馆进行,档案人员应进行严格审查,重大问题需请示档案馆负责人同意后进行,并做好记录。

九、利用岗及时更新案卷目录等检索工具内容。

十、在利用过程中随时对查借阅档案进行检查,发现脱色、褪色、字迹模糊等现象应及时进行数字化,情况较严重或重要的档案应采取修复措施。

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