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归档文件整理规则
2015-03-27 14:29  

归档文件整理规则

DA\T22-2000

国家档案局2000年12月6日发布,2001年1月1日实施

1范围

本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

2定义

本标准采用下列定义。

2.1 归档文件

立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2.2 归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

2.3 件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定搞为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可各为一件。

3整理原则

遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

4质量要求

4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5整理方法

5.1 装订

归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正本在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

5.2 分类

归档文件可以采用年度——机构(问题)——保管期限或保管期限——年度——机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2.1 按年度分类

将文件按其形成年度分类。

5.2.2 按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3 按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。

5.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A1 。图示中“*”号栏为选择项,不选用时无须设置。以下同)。

5.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

5.4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978。

5.4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。

5.4.4 件号:文件的排列顺序号。

件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

5.4.5 机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。

5.5 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。

5.5.1.1 件号:填写室编件号。

5.5.1.2责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

5.5.1.3文号文件的发文字号。

5.5.1.4题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[ ]”号。

5.5.1.5 日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如 19990909。

5.5.1.6 页数:没一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

5.5.17 备注:注释文件需说明的情况。

5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长X宽为297MMX210MM)。

5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。

5.6 装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

5.6.1 档案盒

5.6.1.1档案盒封面应表明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mmX220mm(长X宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。

5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、图A4c)。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。

5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

5.6.2 备考表

备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(见图A5)。

5.6.2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

5.6.2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

5.6.2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5.6.2.4 日期:归档文件整理完备的日期。

附录A (提示的附录)

归档章、归档文件目录、档案盒及备考表图示

(全宗号)

(年度)

(室编件号)

*(机构或问题)

(保管期限)

(馆编件号)

图 A1 归档章式样

注:标有“*”号为选择项,下同。

归 档 文 件 目 录

件号

责任者

文号

题 名

日期

页数

备注

1

都江堰市档案局

都档发

[2005]

1号

关于下达2005年工作任务的通知

2005

0112

8

2

都江堰市档案局

都档发

[2005]

2号

关于进一步强化机关工作的意见

2005

0112

3

图 A2归档文件目录式样

归 档 文 件 目 录

* 全宗名称

* 年 度

* 保管期限

* 机构(问题)

图 A3归档文件目录封面式样

A=B=C=20=30=40mm

(a) 档案盒封面式样及规格

备 考 表

盒 内 文 件 情 况 说 明

整理人

检查re

年 月 日

全 宗号

年 度

保 管 期 限

机构(问题)

盒 号

图 A5 备考表式样

(b)档案盒盒脊式样

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