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归档文件保护
2011-03-03 00:00  

档案是党和国家的宝贵财富,必须加以珍惜和保护。一是为了维护党和国家历史的真实面貌服务,另一方面档案是孤本,其“寿命”是有限的,加强对档案的保护,无论对现在和未来,都是一件百年大计的工作。因此对档案的保护提出以下要求:

一、归档者(立卷部门)

1、归档材料用纸规格尺寸

严格依照国务院办公厅发布的 [国家行政机关公文处理办法] (2001年1月1日起实施)规定要求,归档的材料纸张规格一律统一采用国际标准A4型(长297mm宽210mm)。

2、案卷的包装与装订

案卷包装指用于盛装和保护卷内文件的卷盒或卷皮(分软、硬两种)。卷盒、软卷皮主要用于盛装不便于装订的照片、影片、缩微胶片、图纸及珍贵手稿等(先用软卷皮包装,然后放入卷盒中),其他可装订的文件一般使用硬卷皮包装。

装订指为固定和保护卷内文件,以线装的形式加工案卷的工作,包括装订之前应去掉金属物;将破损文件修补齐整;未留装订线者需补贴加边;字迹扩散的文件予以复制,与原件放在一起装订。案卷通常采用“三孔一线”左侧装订的方式,要求做到结实整齐。

二、接收者(档案馆、室)

1、纸质档案

1)严格履行归档移交手续,检查案卷的装订质量及包装应达到规定要求(包装盒内有无虫卵或用毛刷进行清理),合格后方能入库上架;

2)定期对馆藏档案进行检查,发现页面有破损及发黄、字迹渐淡模糊的现象,要及时进行修补和裱糊。

2、声像、电子档案

1)接收入库的光盘等电子档案要逐盘逐件单独装袋,存放于防高温、防压的特殊装置内;

2)接收入库的磁带、录像带等特殊档案要装入特制的防磁柜(柜内设有固定盘心的定位装置);

3)对声像档案定期进行复制。

3、档案装具

对档案橱柜及密集架机械转动部分要注意保养,及时清洁、打蜡、上油,保持档案装具设备的正常运转。

4、库房环境

应遵守《档案库房管理制度》,按照 “九防”标准执行,与工作无关的人员不得进入库房。

三、利用者(查阅)

1、要注意档案的保密和安全,所借档案不得转借他人;

2、不要在档案文件上面涂抹、画勾、圈点、标字或拆散案卷;

3、只限于阅读卷内所指定的文件,不得随意翻阅卷内其他文件;

4、使用完毕要及时归还。

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