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档案查借阅制度
2008-04-12 00:00  

档案查借阅制度


一、日常的查阅利用,按既定工作流程,正常办理登记手续后即可进行。

1.学校职能部门或个人,查阅、摘抄和复制属于业务范围内的相关档案。

2.持有个人身份证件的毕业生和同时携带学院证明的在校生,复制与己相关的档案。

3.国家学位认证机构,查阅利用与认证相关的档案。

4.持有合法证件的校内外单位或个人,在说明利用档案的目的和范围后查阅属于开放范围的档案。

二、凡查阅利用超出职能范围的或尚未开放档案的,须经业务主管部门负责人批准。涉及重大问题或者需摘抄、复制的,须报学校主管领导批准。密级档案不得抄录,必须抄录的需经主管校领导批准,只能抄录大意,用完后必须销毁。

1.查阅党委会、校长办公会、党政联席会会议记录者,须经学校办公室主任批准,由记录人或档案工作人员代查;

2.查阅利用档案需经档案形成部门或项目组负责人同意,例如:科技档案只能项目参与人在经项目负责人同意后方可利用;财会档案一律由财务处或审计处科室负责人查阅等。

3.社会公检法单位查阅利用与案件相关的档案。

三、查阅档案在本馆进行,阅后立即归还,并按要求填写“档案查阅利用登记簿”。

四、确因工作需要借出利用的,须办理借阅手续,按要求填写“档案借阅利用登记簿”。

1.保密档案一律不外借。施工单位借用基建档案可适当收取押金,待档案完整归还后押金全部退还。

2.一般档案借阅不得超过壹周,重要档案当日归还。逢节假日和寒暑假,档案须提前归还。如有特殊情况,需延期使用者,要办理续借手续。

3.借出档案必须有专人保管,确保档案的保密、完整与安全,做到归还档案完好无损。不得丢失、涂改、抽页、折拆、划线、圈注、翻印和转借他人,违者按《档案管理违法违纪行为处分规定》进行处理,期间停止借阅档案。

4.档案工作人员在接收归还的档案时,必须认真检查、核对无误后,方可办理注销手续。如发现损坏或缺失,应及时采取措施,并按规定给出追究责任意见。

五、现场摘抄、复制档案的,由本馆人员审核并加盖“青岛科技大学档案证明专用章”后方可生效。

六、主题集中查、借阅档案者,应填写“档案利用效果登记表”及“档案利用典型事例”。

七、借阅档案人员在调离本校或离退休时,应将所借档案全部归还,经档案馆签字盖章后,人事处方可办理离校或离退休手续。

八、凡属营利活动或个人目的利用本馆档案的单位或个人,按国家有关规定合理收费。

 

 

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