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各部门档案收集整理规范
2016-11-11 16:13  

各部门档案收集整理规范

青科大字〔2011167号文 20111231

 

一、立卷归档的分工

高等学校实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。各部门必须分工明确,协同配合。

校领导及各部门负责人,都应把各自分管工作中相应的档案工作内容列入职责范围,督促有关部门、有关人员认真做好工作。

学校党委、行政制发的文件以及学校接收统编的各类上级文件由党委(校长)办公室负责立卷归档。

二级职能部门(包括临时机构)制发的文件或形成的收集范围内的各类材料自行负责立卷归档;多个职能部门联合行文的由主办单位负责立卷归档;外出参加会议带回或从上级主管单位网站下载的重要文件,其内容涉及到学校集体或个人的,由对口职能部门负责归档,其中送交学校统编传阅的则由党委(校长)办公室统一负责归档。

学校大型会议(或重大事件)形成的各类材质的材料由党委(校长)办公室负责收集整理、立卷归档;全校性专项会议(或专题事件)所形成的材料由主办部门负责立卷归档。

立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归口,其他部门可向它们集中或靠拢。

移交纸质档案的同时,产生的相应电子文档及其相关声像、实物档案亦同步归档。

二、档案收集的范围

学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

1.根据《高等学校档案管理办法》规定和学校实际情况,应归档的有党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物、学校文件等13大类的文件材料及其相应的电子文档和部分上级文件资料。

2.征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料。校内个人非职务活动中形成的有保存价值的材料,可按征集、代管、捐赠方式接收管理。

3.归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

不需归档的材料:

1.上级机关普发供参阅、不需办理或者无涉及学校集体、个人具体内容的非规定性文件。

2.非隶属机关抄送的不需办理的文件;本校党政负责人兼外机关职务产生的文件材料;外单位送来征求意见的未定稿;参加非主管部门召开的会议带回的不需贯彻执行的文件;为了参考的目的,从外单位搜集的材料。

3.已被综合性文件所包括的文件;本校党政上报下发的重份文件;未经签发的公文和电报草稿,一般性文件的修改稿(定稿除外),打印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改过的和负责人签字的最后定稿除外);无查考使用价值的事务性、临时性文件。

4.校内各部门文件由制成单位负责立卷保存后剩余的文件;校内各部门之间抄送的或不应备案的文件材料。

5.无特殊保存价值的信封,一般性表态,询问一般性问题、提出一般性建议和意见的群众来信。

三、材料的鉴定与检查

各立卷归档单位的部门档案员应根据历年文件材料的形成规律,预计新年度可能产生的内容并置备装具,最好是硬质档案盒。日常工作中严格按照文书处理制度做好收集工作,最终根据初步形成的案卷类目分别归入档案盒进行预立卷。

鉴定文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,具有社会或经济价值,需要做为档案进行保管;同时剔除不需归档的文件材料。

检查各类材质的档案要求内容清晰、齐全完整,手续完备,发现有字迹模糊及圆珠笔、铅笔、纯兰墨水书写等情况及时进行返工、复制;修整托裱破损的文件;不同尺寸的文件材料折叠为统一幅面(A4),以便于档案的长期保管和利用。

四、档案的分类

遵循材料形成规律,依照案卷类目纠正归类不统一、相互混淆、重复或拆散文件联系的现象,保持彼此间有机联系进行整理、立卷。

分年度。一般文件按其形成年度自然分开。

个别跨年度文件的处理:上级批复、年度的计划、总结、报表、财务预决算等一般归入文件针对的年度;长远规划应放在针对的第一年;长期阶段性总结、报告归入文件内容针对的最后一年;会议文件可归入会议开幕的年度;非诉讼案件材料应归入结案年度;法规性文件归入公布或批准执行年度;大型纪念活动形成的文件放在开展活动的主要年代;项目材料不论过程长短,均归入审结、购置、竣工年度;毕业生学籍档案归入毕业年度。

分问题。学校党委(和行政)制发的文件自成一类,其他部门形成的文件材料均根据内容的重要程度和主题进行整合。具体参照《青岛科技大学档案实体分类法》。

分期限。查看各卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致,将文件按照规定的不同保管期限分开。

档案保管期限分为永久和定期两种:

1.凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校教学、科研和管理等各项活动有长远利用价值的,列为永久保管。它主要包括:党委、校务会议记录及纪要;简报、剪报、校史材料及报表;工作计划、报告、总结;启用印章的印模及登记簿;全校性规章制度、决定及上级批复;组织机构、编制规划、干部任免及名册;教职工、工资发放名册及保险汇总表;师生员工健康状况调查材料及统计表;学科、专业、实验室建设论证、评估、申报、审批材料;招生计划、简章及新生录取简明登记表;毕业生就业工作调配表;毕业、学位证登记表及学生学籍材料;教学改革、培养目标、教学计划及大纲;科研项目鉴定材料、成果获奖原件(奖状、奖章、证书)及登记表;基建竣工项目和学校地质勘探、地形测量材料及总体规划、设计总平面图(水、电、气管道分布图);教学科研仪器设备增减变动、精密贵重仪器实验室人员情况等综合统计报表;各类协议、合同;校报、学报;出国(境)进修、留学取得学位及研究成果、论文和各类证书(影印件);中外合作校际交流项目备忘录和留学生学籍材料;财会档案移交保管清册及学校预决算、固定资产报表等。与之相应产生的电子文件和相应的声像、实物类档案亦属于永久保管期限范围。

2.收集范围中除需要永久保管的外,凡是反映学校一般工作活动,在较长时期内对学校工作有利用价值的,均列为定期保管。保管期限为1650年。

具体详见后附《青岛科技大学档案归档范围及保管期限表》。

五、档案的组合

随着档案管理信息和程度的提高,高校档案一般以每份文件为整理单位,称为按件管理的档案。

这类档案要注意密不可分材料的整合:文件正本与定稿为1件,正文与附件为1件,原件与复制件为1件,转发文与被转发文为1件,报表、名册、图册等一册(本)为1件,来文与复文可为1件。每件排列顺序为批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;正本在前,发文单、定稿在后(定稿在前,历次重要讨论稿在后);转发件在前,被转发件在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

全校性会议、各种项目(审计、非诉讼案件、基建、产品、科研、设备)、毕业生学籍档案、学报等相对集中,数量较多的档案采取按卷管理的模式。

要求每卷一般不超过200页,具体视材料多寡立卷。问题单一、材料较少的可立薄卷;同一问题材料较多时,可按其形成时间(阶段)、项目结构、专业(班级)或者保管期限等分别组建多卷,卷内文件要求文字材料在前,图样在后,图样按照图号排列。

以卷为单位,在材料非装订线一侧上角从1起始编写流水号,有内容的均为1页,不论反正面和纸张大小,空白的不需编号。

六、档案信息的录入

将文件或案卷的有关信息录入档案管理系统是档案整理工作的重要组成部分,要求确保录入信息完整、规范和准确,其质量直接影响档案的检索和利用。

正确选择档案管理模式,根据界面要求录入相关信息,输出卷内目录。具体内容:

1.序号为文件或卷内排列顺序。

2.题名即文件标题,一般应照实抄录,原有题名不要随意更改或简化,没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号;案卷题名提炼要求提纲挈领、简明确切,并保持体式一致。一般不超过50字,准确概括责任者(若案卷封皮印制可省略)、内容、名称(文种)等,部分案卷题名可以是项目的名称、代号等。除会议文件、一般函件、非诉讼案件外,不得用“××文件材料“××来往文书“×××案件模糊表述。

3.责任者是形成文件的单位;文号指文件制发的发文字号。

4.起始、终止时间,按件管理的两栏内容一致,是指文件的形成时间;按卷管理的分别为最早和最末文件的形成时间。

5.件数、页数,按卷管理的件数为序号;卷内文件的页数是指该文件首页的流水编号;最后一份文件还应填写止页编号。

6.其他栏目如实填写,文件材料缺少责任者和时间的,积极考证清楚并添补。

七、档案的装订

清除原有金属物。按件管理的,以件为单位进行粘贴、缝纫机线装或不锈钢钉装订;按卷管理的,把卷内目录置于卷首,卷内文件要求尽量齐左齐下(兼顾齐右),采用三孔一线进行装订,系活结、置于卷末,装订后不压字,不漏页,做到美观、大方。

八、档案的审核

据实填写卷内备考表,情况说明是指卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;立卷人由组成本卷的责任者签名;检查人为部门负责人,对本部门形成的档案实体和数据进行审核确认并签名,督促档案的移交。

除有特殊要求以外,档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格用纸一律按照国家制定的有关标准执行。

九、档案的移交

档案馆接收立卷单位档案时必须履行手续,填写档案移交(接收)登记簿或输出移交目录,注明移交材料题名(案卷标题)、数量和时间,交接双方签名盖章,各留存1份备查。

附:青岛科技大学档案归档范围及保管期限表

青岛科技大学档案归档范围及保管期限表

党委(校长)办公室

党群综合

序号

保管期限

1

党代会文件材料

永久

大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音带、录像带;大会主席团秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级批复等

永久

提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录和小组会议记录等

定期

参考文件:工作人员名单、工作证、代表证、列席证、及选票式样

定期

2

党委会、常委、常委扩大会、书记校长联席会及会议纪要

永久

3

以党委名义召开的工作会议材料

永久

4

党委工作简报

永久

5

党委大事记

永久

6

党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

7

党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

永久

8

党群系统重要统计材料

永久

9

上级有关本校党务工作的重要决定、通报等

永久

10

党群系统启用印章的印模及登记簿

永久

11

党委办公室印发的文件(其中:启用印章的文件保管期限为永久)

定期

12

党委与有关单位联系、协商工作的往来信函、协议等

定期

13

党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

定期

14

群众来信来访及处理材料

定期

15

党群系统各类校外表彰(集体、个人)

定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料以及实物

永久

㈡行政综合

序号

保管期限

1

校长办公会、校务会会议记录及纪要

永久

2

全校性规章制度

永久

3

学校综合评估材料

永久

4

全校性工作的调查材料和经验总结

永久

5

学校年度、学期工作计划、报告、总结

永久

6

普通高等学校基层报表

永久

7

年鉴

永久

8

本校大事记、简报、信息、动态等

永久

9

本校历史沿革、情况介绍

永久

(续)

序号

保管期限

10

校史工作材料

永久

11

校内外友人(包括上级领导)为本校的题词

永久

12

经学校验印的各种对外合同、协议、备忘录等

永久

13

行政系统启用印章的印模及登记簿

永久

14

上级有关本校行政工作的重要决定、通报等(其中:表彰类文件保管期限为定期)

永久

15

校长办公室印发的文件(其中:启用印章的文件保管期限为永久)

定期

16

校领导在全校大会上的重要讲话和参加校外会议发言稿

定期

17

全校性的工作会议、座谈会文件

定期

18

校内各部门报学校的工作计划、总结、报告、请示及批复

定期

19

校友工作材料

定期

20

校庆工作材料

定期

21

外单位赠送的锦旗、牌匾

定期

22

其它有纪念意义和凭证作用的物品

定期

*

上述各项工作中形成的电子文件和声像材料

永久

㈢学校文件

保管期限

1. 按保管期限

分为永久、

定期两类

2. 分别按印发

 时间编流水

校党委、行政工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

永久

全校性规章制度、决定、报告、意见、报告等

永久

组织机构、编制规划、计划报告及上级批复等

永久

学校党政干部任免通知、决定及上级批复等

永久

学校党政向上级的请示且上级做出的批复

永久

学校印发的除上述情况外的其它文件

定期

*

上述各项工作中形成的电子文件和声像材料

永久

㈣上级文件(作为资料留存)

保管期限

按收文时间编流水号

上级各类对学校有指导意义的普发性文件

定期

 

纪委(监察室)

序号

归 档 范 围

保管期限

1

纪委、监察工作总结、计划

永久

2

年度重要统计

永久

3

纪委会议记录

定期

(续)

序号

归 档 范 围

保管期限

4

纪委、监察工作规章制度

定期

5

报告、调查材料

定期

6

群众来信来访及处理意见

定期

7

党员处分、复查材料

定期

8

上级涉及本校纪检工作及具有指导性文件等一律交由校办归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

组织部

序号

归 档 范 围

保管期限

1

组织工作总结、计划

永久

2

党组织年度统计报表

永久

3

上级文件中涉及本校机构设置的文件(非本校文件批复)

永久

4

上级文件中涉及本校工作人员任免的文件(非本校文件批复)

永久

5

副处级以上干部名册

永久

6

组织工作的指示、决定、通知简报

定期

7

有关组织工作决定、报告、调查材料

定期

8

总支、支部改选报告、审批材料

定期

9

各总支、支部委员名册

定期

10

党员名册

定期

11

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

定期

12

发展新党员、预备党员转正的名册

定期

13

党校培训计划、总结、通知等

定期

14

入党积极分子培训学习计划、通知、名册

定期

15

落实政策的有关材料

定期

16

党总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

定期

17

上级涉及本校组织工作及具有指导性的文件等一律交由校办归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

宣传部

序号

归 档 范 围

保管期限

1

宣传工作总结、计划

永久

2

年度统计报表

永久

3

反映本校的剪报

永久

4

宣传工作简报

永久

5

宣传工作的决定、报告、通知

永久

(续)

序号

归 档 范 围

保管期限

6

党委中心组会议记录、决议等

永久

7

教职工政治思想工作动态及调查材料

定期

8

理论学习教育的决定、通知、计划、总结

定期

9

上级涉及本校宣传工作及具有指导性的文件等一律交由校办归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

统战部

序号

归 档 范 围

保管期限

1

统战工作总结、计划

永久

2

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

永久

3

各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料

永久

4

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

定期

5

台、港、澳和侨务工作材料

定期

6

统战工作重要会议记录

定期

7

上级涉及本校统战工作及具有指导性的文件一律交由校办归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

工会、妇委会

序号

归 档 范 围

保管期限

1

教职工代表大会文件材料(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件)

永久

2

工会工作总结、计划

永久

3

年度统计

永久

4

工会管理文件

定期

5

基层工会干部名册

定期

6

会员名册

定期

7

妇女工作材料

定期

8

计划生育工作文件、计划、总结

定期

9

领取独生子女证名册

定期

10

家属工作材料

定期

11

上级涉及本校工会、妇委会、计划生育工作及具有指导性的文件等一律交由校办归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

 

 

学生工作处(武装部)

序号

归 档 范 围

保管期限

1

学生工作总结、计划

永久

2

学生工作的决定、通知、条例

永久

3

学生工作典型调查材料和统计

永久

4

毕业生就业工作调配表

永久

5

毕业证、派遣证存根领取签收册

定期

6

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

定期

7

学生工作队伍的选拔、管理文件、工作人员名单

定期

8

学生奖、惩材料(奖学金、优秀学生、先进班级)

定期

9

武装部工作计划、总结、调查报告

定期

10

武装部工作统计年报及重要报表

定期

11

武装部职责范围内的规章制度

定期

12

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)

定期

13

上级涉及本校学生、武装工作及具有指导性的文件等一律交由校办归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

团 委

序号

归 档 范 围

保管期限

1

团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

永久

2

本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件)

永久

3

团委工作总结、计划

永久

4

团委工和各种统计报表

永久

5

团委工作报告、规章制度

定期

6

表彰和奖励先进团支部、优秀团员或处分团员的材料及复查材料

定期

7

其他学生奖、惩材料

定期

8

团委工作典型调查材料、优秀团员的材料

定期

9

批准入团、离团材料及名单

定期

10

团干部名单、团员名册

定期

11

团委会议记录

定期

12

组织学生参与的各种学会、社团的有关材料(社团活动、勤工俭学、社会实践)

定期

13

各分团委的有关材料

定期

14

学生会、研究生会的有关文件、材料

定期

15

上级涉及本校团委工作及具有指导性的文件等一律交由校办归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

人事处

序号

归 档 范 围

保管期限

1

人事工作总结、计划

永久

2

师资培养、管理工作计划、规定、总结

永久

3

学校人事、机构统计报表

永久

4

教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表

永久

5

教职工考核情况汇总

永久

6

社保信息增变表等报表

永久

7

医保信息增变表等报表

永久

8

失保费信息增变表等报表

永久

9

工资发放名册

永久

10

教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)

定期

11

教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)

定期

12

本校市级以上表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

定期

13

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

定期

14

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复

定期

15

教师进修计划、安排、总结

定期

16

教师工作量的规定及执行情况

定期

17

教职工工资调整材料、名册

定期

18

教职工转正定级材料

定期

19

教职工校内调动材料

定期

20

使用临时工有关材料

定期

21

教职工退休后重新工作的材料

定期

22

上级涉及本校人事工作及具有指导性的文件等一律交由校办归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

离退休工作处

序号

归 档 范 围

保管期限

1

工作总结、计划

永久

2

离退休工作统计年报

永久

3

离休、退休工作奖励、荣誉证书等材料

定期

4

上级涉及本校离退休工作及具有指导性的文件等一律交由校办合并归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件和声像材料和实物

永久

 

审计处

序号

归 档 范 围

保管期限

1

审计工作统计年报及重要报表

永久

2

审计工作总结、计划

定期

(续)

序号

归 档 范 围

保管期限

3

审计工作方面的规章制度

定期

4

经济责任审计报告及材料

定期

5

离任审计报告及材料

定期

6

专项调查审计报告及材料

定期

7

基本建设工程审计报告

定期

8

上级涉及本校审计工作及具有指导性的文件等一律交由校办归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

保卫处

序号

归 档 范 围

保管期限

1

保卫工作总结、计划

永久

2

保卫工作报告、调查材料、统计报表

永久

3

上级关于对本校安全保卫工作的重要决定、通报(不含批复、不含表彰)

定期

4

公安保卫工作方面的规章制度

定期

5

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

定期

6

本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

定期

7

要害部门的保卫、消防工作材料

定期

8

保卫工作简报

定期

9

上级涉及本校保卫工作及具有指导性的文件等一律交由校办合并归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

后勤管理处

序号

归 档 范 围

保管期限

1

师生员工健康状况调查材料及统计表

永久

2

后勤管理工作总结、报告、调查材料

定期

3

后勤管理处各类规章制度

定期

4

房屋管理、调配使用、转移等规定、方案

定期

5

防震、防汛、三废治理工作的文件材料

定期

6

爱国卫生、公费医疗保健工作计划、总结、规定、通知等文件

定期

7

车辆、伙食、校园绿化、通讯管理等工作的有关材料

定期

8

上级涉及本校后勤工作及具有指导性的文件等一律交由校办归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

注:安居办公室归档范围定期的包括工作总结、计划;工作报告、调查材料、实施方案。永久的包括房屋、基础设施建设有关材料;工作中形成的电子文件、声像材料和实物等。

 

 

图书馆

序号

归 档 范 围

保管期限

1

图书概况、发展规划、统计及年报

永久

2

年度各类检索报告

永久

3

图书工作总结、计划

定期

4

图书规章制度、报告

定期

5

图书部门与校外交流的有关材料

定期

6

上级涉及本校图书管理工作及具有指导性的文件等一律交由校办合并归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

档案馆

序号

归 档 范 围

保管期限

1

档案馆指南、全宗介绍及各类档案编研材料

永久

2

学校档案管理工作发展规划、珍贵档案目录及阶段性总结

永久

3

档案目标管理考核工作汇总材料、档案管理制度汇编

永久

4

档案工作总结、计划

定期

5

档案规章制度、报告

定期

6

业务交流的有关材料

定期

7

上级涉及本校档案管理工作及具有指导性的文件等一律交由校办合并归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

网络与信息中心

序号

归 档 范 围

保管期限

1

网络建设规划及论证、实施建设材料

永久

2

网络建设技术材料及相关大数据备份

永久

3

工作总结、计划

定期

4

规章制度、报告

定期

5

上级涉及本校网络管理工作及具有指导性的文件等一律交由校办合并归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

教务处

序号

归 档 范 围

保管期限

1

教务处工作总结、计划

永久

2

统计报表

永久

3

教学工作会议文件材料

永久

大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿

永久

会议简报、会议情况、反映记录和小组会议记录等

定期

4

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久

(续)

序号

归 档 范 围

保管期限

5

规划及实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报

永久

6

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

7

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

定期

8

学位委员会会议记录、决定

定期

9

各专业教学计划、教学大纲

永久

10

教师任课安排、校历表、课表

定期

11

自编、主编教材、指导书

定期

12

各系、各专业使用教材目录

定期

13

招生简章、新生录取简明登记表、新生花名册

永久

14

相关专业招生考试试题等

定期

15

学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)及成绩表

定期

16

交换生等其他培养形式产生的各类材料

定期

17

学生奖、惩材料

定期

18

学位委员会授予学位清册

永久

19

本科生优秀学士学位论文

定期

20

非学历教育培训班、进修班登记表

定期

21

学员成绩表

定期

22

结业登记表

定期

23

上级涉及本校教学工作及具有指导性的文件等一律交由校办合并归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

研究生处

序号

归 档 范 围

保管期限

1

研究生处工作总结、计划

永久

2

教学工作会议文件材料

大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿

永久

会议简报、会议情况、反映记录和小组会议记录等

定期

3

学校规划、实施计划、规章制度、会议记录、调研报告、简报

永久

4

教学改革、培养目标等规定、办法

永久

5

学科、专业论证、评估、申报、审批材料

永久

6

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

定期

7

学位委员会会议记录、决定

定期

8

招生计划、招生简章

永久

9

录取名单、新生花名册

永久

10

各专业教学计划、教学大纲

永久

11

毕业论文、评审材料及成绩单

永久

(续)

序号

归 档 范 围

保管期限

12

授予硕士学位清册

永久

13

研究生毕业证、学位证登记表

永久

14

研究生毕业调配名单、报到证存根

永久

15

入学试题

定期

16

新生录取通知书存根

定期

17

授课任务书

定期

18

指导教师名册

定期

19

学籍处理文件

定期

20

学生奖、惩材料

定期

21

上级涉及本校研究生工作及具有指导性的文件等一律交由校办合并归档

永久/长期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

各教学院

序号

归 档 范 围

保管期限

1

工作规划、总结、计划

永久

2

各类办学形式本专科毕业学生登记表

永久

3

各类办学形式本专科毕业学生成绩表

永久

4

非学历教育培训班、进修班登记表、成绩表、结业登记表

定期

5

其他材料:

继续教育、应用技术学院:招生计划、简章;录取新生名单;教学计划、教学大纲;自编、主编教材、指导书等

永久/定期

⑵体育学院:学生运动会材料

定期

⑶国际学院:非常规合作办学学生的各类材料

定期

6

上级涉及各教学院管理工作的文件等一律交由校办归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

发展规划处

序号

归 档 范 围

保管期限

1

本校各类发展规划和学科建设项目的立项、检查、管理和验收材料

永久

2

年度报表

永久

3

部门工作总结、计划及编辑的简报、领导参考等

定期

4

国家、省、市级重点学科、重点实验室组织申报及校级重点学科遴选、建设、管理、检查和评估工作材料

定期

5

上级涉及本校发展规划工作及具有指导性的文件等一律交由校办合并归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

科技处

序号

归 档 范 围

保管期限

1

科研工作会议

永久

大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿

永久

会议简报、会议情况、反映记录和小组会议记录等

定期

2

科研工作总结、计划

永久

3

年度统计报表

永久

4

科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件

永久

5

专利申请书、证书原件或影印件等材料

永久

6

科研成果登记表

永久

7

科研成果奖励申报与审批材料

永久

8

科研成果案卷

永久

⑴开题报告与课题调研论证材料

定期

⑵任务书、合同、协议书

永久

⑶课题研究计划、设计

定期

⑷计划执行情况、计划调整或撤销报告

定期

⑸课题投资和预决算材料

定期

⑹实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关健配方、工艺流程及综合分析材料)

永久

⑺数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)

永久

⑻设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)

永久

⑼研究工作阶段小结、年度报告

定期

⑽配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等

永久

⑾样品、标本等实物的目录

永久

⑿研究报告、研制报告

永久

⒀工艺技术报告

永久

⒁技术诀窍报告

永久

⒂专家评审意见

永久

⒃鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录,鉴定意见)

定期

⒄鉴定证书

永久

⒅推广应用意见

定期

⒆课题工作总结

定期

9

科研成果、科研经费等管理文件材料

定期

10

申报科学基金的报告及有关批复

定期

11

技术转让合同,协议书等

永久

12

上级涉及本校科研工作及具有指导性的文件等一律交由校办合并归档

定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

基建处

序号

归 档 范 围

保管期限

1

全校性总体规划、设计总平面图

永久

2

基建工作总体规划

永久

3

基建工作年度(季度)总结、统计报表

永久

4

水、电、气管道分布图

永久

5

地质勘探、地形测量材料

永久

6

基建工作规章制度

定期

7

基建工作计划、总结、简报

定期

8

基建竣工项目

项目建议书及上级批复

永久

可行性研究报告

永久

项目评估

永久

环境预测、调查报告

永久

设计任务书及计划任务书

永久

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明

永久

地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

永久

水文、气象、地震等其它设计基础材料

永久

初步设计

永久

技术设计

永久

技术秘密材料、专利文件

永久

设计计算书

定期

关键技术实验

永久

总体规划设计

永久

设计评价、鉴定及审批

定期

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永久

施工执照

永久

环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书

永久

产权证书

永久

(21)土地施工文件

A、开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

定期

B、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工

工艺

定期

C、原材料及构件出厂证明、质量鉴定

定期

D、建筑材料实验报告

定期

E、设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

永久

(续)

序号

归 档 范 围

保管期限

F、土建施工定位测量、地质勘察

永久

G、土、岩试验报告,基础处理、基础工程施工图

永久

H、陷蔽工程验收记录

永久

I、工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

J、分项、分单位工程抽量检查、评定

定期

K、交工验收记录证明

定期

L、竣工报告、竣工验收报告

永久

(22)设备及管线安装施工文件

定期

A、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

定期

B、设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

定期

C、焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

定期

D、隐蔽工程检查验收记录

定期

E、强度、密闭性试验报告

定期

F、设备记录

定期

G、施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

定期

H、系统调试、实验记录

定期

I、管线清洗、通水、清毒记录

定期

G、管线标高位置,坡度测量记录

定期

K、中间交工验收记录证明,工程质量评定

定期

L、竣工报告、竣工验收报告

定期

(23)电气、仪表安装施工文件

定期

A、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

定期

B、设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

定期

C、调试、整定记录

定期

D、性能测试和校核

定期

E、施工安装记录,质量检查评定事故处理报告

定期

F、操作、联动试验

定期

G、电气装置交接记录

定期

H、中间交工验收记录、工程质量评定

定期

I、竣工报告、竣工验收报告

定期

(24)竣工验收报告

永久

(25)全部竣工图纸

永久

(26)质量评审材料

永久

(27)竣工验收会议决议文件

永久

(28)财务计划、年度计划

定期

(29)工程概算、预算、决算

永久

(续)

序号

归 档 范 围

保管期限

(30)主要材料消耗、器材管理

定期

(31)交付使用的固定资产

永久

(32)技术准备计划

定期

(33)试生产管理、技术责任制

定期

(34)试车方案、产品技术参数、性能、图纸

定期

(35)设备试车、验收、运转、维护记录

定期

(36)安全操作规程、事故分析报告

定期

(37)技术培训材料

定期

(38)工业卫生、劳动保护材料

定期

9

上级涉及本校基建工作及具有指导性的文件等一律交由校办合并归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

国有资产与实验室管理处

序号

归 档 范 围

保管期限

1

教学科研仪器设备增减变动、精密贵重仪器实验室人员情况等综合统计报表

永久

2

设备购置计划汇总表

永久

3

实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

4

国有资产转移各类证明材料

永久

5

工作总结、计划

定期

6

工作报告、调查材料

定期

7

管理的规章制度

定期

8

仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

定期

9

仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

定期

10

固定资产明细帐

定期

11

招标项目材料

定期

申购报告、论证报告(论证会文件、记录等)及主管领导准购批示

定期

招标公告、技术要求及招标小组成员

定期

标书、投标情况汇总和会谈纪要、记录等

定期

合同

定期

12

单台仪器设备

定期

申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)

定期

上级或主管领导批复和准购批示

定期

定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等

定期

进口设备过程中有关的技术商务文件

定期

开箱记录及装箱单

定期

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

定期

(续)

序号

归 档 范 围

保管期限

验收报告及文件材料

定期

索赔来往函件及结果文件

定期

设备说明书及全套随机文件材料

定期

使用、检修、故障事故记录(设备履历书)

定期

重大事故的调查分析及处理意见

定期

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

定期

13

上级涉及本校国有资产、设备工作及具有指导性的文件等一律交由校办归档

定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

科技产业管理处

序号

归 档 范 围

保管期限

1

年度工作计划、总结

永久

2

统计报表及各类年报

永久

3

各类合同、协议书等

永久

4

工作会议、董事会会议记录、纪要

定期

5

条例、办法、规章制度

定期

6

产业管理的请示、报告、批复及与协作单位有关技术方面往来的文件材料

定期

7

上级涉及本校产业管理工作及具有指导性的文件等一律交由校办合并归档

定期

8

单项产品案卷

永久

产品用户清册

定期

产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录

定期

推广应用方案及实施情况

定期

用户反馈的产品技术文件材料

定期

产品说明书、宣传品、广告样

定期

产品用户交验协议

定期

任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文

定期

生产定型鉴定材料

永久

总体方案设计材料

定期

全套设计定型图纸

定期

技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告

定期

通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录

定期

阶段性技术总结、产品设计工作总结,设计定型报告及批复

定期

产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等

定期

试验大纲、试验记录及试验工作总结

定期

鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证

定期

(续)

序号

归 档 范 围

保管期限

试验规程和记录、样机底片、照片等

定期

获奖材料、专利材料

定期

生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划

定期

全套工艺定型图纸、技术条件说明书

定期

(21)工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料

定期

(22)生产定型报告及批复

定期

(23)重大质量事故分析,重要联席会议纪要

定期

(24)各种更改单及技术通知单

定期

(25)生产工作总结报告、技术工作总结报告

定期

12

上级涉及本校企业管理工作及具有指导性的文件等一律交由校办归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

报  社

序号

归 档 范 围

保管期限

1

工作规划、总结、计划

永久

2

校报印件(2份)

永久

3

校报合订本(2本)

永久

4

上级涉及本校报社工作的文件一律交由校办合并归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

学报(自然版、社科版)编辑部

序号

归 档 范 围

保管期限

1

编辑出版工作规划、总结、计划

永久

2

编辑出版工作规章制度、统计报表

永久

3

编辑出版工作报告、简报和重要会议记录

永久

4

学报样本(2本)

永久

5

学报合订本(2本)

永久

6

学报审稿单

定期

7

学报原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)

定期

8

上级涉及本校学报工作及具有指导性的文件一律交由校办归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

 

 

 

国际交流合作处

序号

归 档 范 围

保管期限

1

外事工作总结、计划

永久

2

外事工作统计报表

永久

3

外事工作规章制度、计划、总结、简报等

定期

4

外事工作会议材料

定期

5

出国(境)进修、留学取得学位及研究成果、论文和各类证书(影印件)

永久

6

国际学术会议论文

定期

7

投寄国外的学术论文

定期

8

出国(境)人员考察、访问材料

定期

9

出国(境)讲学、研究人员有关材料

定期

10

出国参加国际比赛、竞赛

定期

11

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等

永久

12

邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

定期

13

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

定期

14

来校进修、定期培训研究的外籍人士有关材料

定期

15

来校参加国际比赛、竞赛

定期

16

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

17

完成的国际合作项目、成果等材料

永久

18

授予外籍人员名誉称号的材料

永久

19

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

定期

20

双方互赠的礼品、纪念品

定期

21

国际会议的有关材料

定期

22

录取审批材料

永久

23

学生名册

永久

24

学籍登记表、学籍卡片

永久

25

学习成绩及评语

永久

26

教学计划、大纲、安排

定期

27

学位论文及学位证书复印件

定期

28

学生去向及有关材料

定期

29

上级涉及本校外事工作及具有指导性的文件等一律交由校办归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

 

 

 

 

 

财务处

序号

归 档 范 围

保管期限

1

财务工作总结、计划

永久

2

财务工作年度报表

永久

3

学校决算报表

永久

4

学校预算批复

永久

5

固定资产增减变动情况报表

永久

6

基本建设财务预、决算报表

永久

7

会计档案保管清册

永久

8

会计档案销毁清册

永久

9

会计档案鉴定意见书

永久

10

年度以上各种统计报表(含工资报表)

永久

11

会计移交清册

30

12

日记账

30

13

总账

30

14

明细分类、分户账或登记簿

30

15

各种原始会计凭证(原始凭证、记帐凭证和传票汇总表)

30

16

财政拨款凭证和其他会计凭证

30

17

银行存款余额调节表

10

18

银行对外帐单

10

19

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

10

20

上级涉及本校财会工作及具有指导性的文件等一律交由校办归档

永久/定期

*

上述各项工作中形成的电子文件、声像材料和实物

永久

 

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