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青岛科技大学全宗卷管理规范(修订)
2016-11-11 16:11  

青岛科技大学全宗卷管理规范(修订)

青科大字〔2011167号文 20111231

1 主题内容

1.1 青岛科技大学全宗卷是档案馆在管理学校档案过程中形成的,能够说明全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷。

1.2 本规范规定了青岛科技大学全宗卷的编制原则、主要内容以及整理、管理方法。

2 引用标准

DA/T1-92 档案工作基本术语

GB9705-88 文书档案案卷格式

3 全宗卷编制原则

3.1 档案馆对所管的青岛科技大学、青岛工艺美术学校两个全宗均以全宗为单位编制全宗卷。

3.2 全宗卷的各种文件材料包括凭据、清册、报表,应做到准确、全齐、规范。

3.3 全宗卷内文件按照其固有的特点,保持有机联系,反映全宗管理的历史面貌,以便于保管和利用。

4 全宗卷的主要内容

4.1 档案收集:档案移交目录,接收、征集记录,档案来源和价值说明等。

4.2 档案整理:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。

4.3 档案鉴定:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。

4.4 档案保管:档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等。

4.5 档案统计:档案收进、移出登记,案卷基本情况和重要利用统计表等。

4.6 档案利用:全宗介绍,开放利用和控制使用范围说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

4.7 档案管理新技术的应用:缩微复制和微机管理以及专业网站建设等情况的文字说明材料。

5 全宗卷的整理

5.1 全宗卷内文件材料是随全宗管理的延续而逐渐增加的,时间上具有不确定性,各岗位平时必须注意积累,把档案各管理环节中产生的文件材料及时归入相应预设案卷。

5.2 档案馆责成专人负责督导、整理,于年末集中进行补充完善。

5.3 整理时必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值,对于有重要遗缺的应予以补齐,无保存价值的及时剔除。

5.4 卷内文件材料均实行按件管理,按时间先后编流水号,逐件装订,于每件右上角加盖件号章,著录全宗号、件号、保管期限、存址、页数,同时将相应信息录入档案管理数据库。然后装入卷盒,以件号为序,早在下、后在上。

5.5 卷盒外形尺寸:高310㎜、宽220㎜,厚度为40㎜的规格,对于内容较少的同类材料可视情况先分装小夹后内置。卷盒脊标印全宗卷,分别著录全宗号、全宗名称、内容摘要及存址。

6 全宗卷的管理

6.1 原青岛工艺美术学校全宗卷数量极少,其形成的全宗卷置于该全宗排列卷首。

6.2 青岛科技大学档案馆形成的全宗卷单设橱柜集中保管,按全宗号顺序排列并编制全引目录和案卷目录。

6.3 全宗卷排列按档案收集、整理、微机管理、保管、鉴定、统计、开放利用、编研等工作流程依次排序,卷号编制方法参照高校档案实体分类法。青岛科技大学全宗卷收集内容、卷号编制即排列顺序详见下表:

序号

类别

全宗号

综合

QKDQZ11-1

2

3

4

5

6

7

8

档案管理报告、规划及试行规范

新建档案馆方案、图纸

档案管理规定、办法、通知(红头文件)

档案管理制度汇编

档案管理获得集体表彰证书、决定

档案学术研究获奖证书

档案学术研究论著

档案学术会议纪要及档案宣传报道

(续)

序号

类别

全宗号

收集

QKDQZ12-1

2

3

征集、接收珍贵(实物)档案移交目录及价值说明

1994年档案移交目录

1995年档案移交目录(依此类推……

整理

QKDQZ13-1

2

3

档案分类法

案卷类目表及档案目录编制说明

整理工作方案及工作小结

信息

技术

QKDQZ14-1

2

3

4

档案管理系统合同

档案管理系统安装使用说明、简介

档案数据备份(有缩微的可在此加卷)

网站设计、建设说明

保管

QKDQZ15-1

2

3

4

5

档案安全、保密工作责任书

库房安全检查记录

档案保护(培训)材料

重点档案特殊保护、抢救与修复情况报告

档案入库清册

鉴定

QKDQZ16-1

2

3

档案归档范围及保管期限表

专项鉴定成员、分析报告、销毁请示及批复

上级文件(密级)销毁清册

统计

QKDQZ17-1

2

3

4

5

6

7

8

9

11

馆藏档案构成示意图及数量统计

档案实体利用统计

档案网站流量、校史馆参观数量及利用综合统计

档案归档率、合格率、查准率统计

博、硕士研究生统计

本专科生统计

成人教育学生统计

教职工统计

科研项目统计

党组织统计

开放利用

QKDQZ18-1

2

3

4

5

6

7

8

全宗介绍

学校情况简介(沿革、概况、机构设置)

利用效果登记

利用联系信函

咨询利用登记

典型事例

查阅利用记录簿

借阅档案登记簿

(续)

序号

类别

全宗号

开放利用

QKDQZ18-9

11

12

13

14

15

16

17

18

19

21

22

23

24

25

26

27

28

29

31

32

33

34

35

全宗卷全引目录

党群类档案案卷目录

行政类档案案卷目录

教学类档案案卷目录

科研类档案案卷目录

基本建设类档案案卷目录

仪器设备类档案案卷目录

产品生产类档案案卷目录

出版物类档案案卷目录

外事类档案案卷目录

财会类档案案卷目录

声像档案案卷目录

学校文件目录

上级文件目录

实物类档案案卷目录

党群类档案专题目录(干部任免及党、教、团代会)

行政类档案专题目录(基层报表、启用印章)

教学类档案专题目录(本专科生学历表)

科研类档案专题目录(科研获奖)

其他类档案专题目录(财会决算、基建土地房产证)

党政发文登记簿

部分党群类档案卷内目录

部分行政、外事类档案卷内目录

部分教学、科研、产品、基建、仪器设备、出版、财会类档案卷内目录

编研

QKDQZ19-1

2

3

4

5

6

7

8

9

11

12

编研材料发放登记表

学校《年鉴》

大事记(大事要闻)

组织、人事工作汇编

科研工作汇编

学校文件选编

教学工作汇编

全校党员、教工、团员代表大会资料汇编

媒体科大汇编

学校岗位责任制汇总

各职能部门规章制度汇总

(续)

序号

类别

全宗号

编研

QKDQZ19-13

14

15

16

17

18

19

21

22

23

24

25

26

27

28

29

党群文件汇总

学校更名、校级干部任免文件汇总(复印件)

宣传册汇总

行政文件汇总

高校基层报表汇总

教学指南

招生简章汇总

教学专业设置、学科建设

教学管理文件汇编

科研获奖证书汇总(复印件)

科研学术论文发表情况

科技成果汇编

学报(自然版)合编本

校报合编本

房产、土地证汇总(复印件)

校友联络

6.4 同卷文件材料过多时可分装数盒,盒脊处标注以明确前后联系,相对集中保管。

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