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青岛科技大学《年鉴》编辑工作规范
2010-03-17 00:00  

一、建立部门撰稿人(联络员)及责任编辑制度

1.各部门要确定《年鉴》工作联络员,负责组织本部门每年相关材料的按时保质提供,提供的材料需注明撰稿人。

2.档案馆确定责任编辑,对口负责相应材料的收集、初审和落实、反馈工作。

3.明确任务。档案馆建立专项工作QQ群(群号:414447218),方便及时交换意见,将每年《年鉴》的框架、具体内容及责任人一览表上传到群文件。各部门《年鉴》材料的提交和档案馆集中后的反馈通过OA办公系统(新建流程-年鉴材料审核)往返,记录完整工作过程。

二、报送材料的规范

1.文字方面

⑴ 年度总结:

处级单位(含内设副处级部门)均需报送,篇幅严格控制在1300字左右,不能超过1500字,保证美观度。突出学校教学、科研工作,独立成章的字数可控制在2500左右。

所述内容以当年度1月1日~12月31日实际发生的情况为准,不包括将要发生和正在进行但尚无明确结果的。

内容以条目形式体现,文体用记述为主兼具说明,语体是公文中的公报语体,把准确性、简明性、规范化作为显著标志,追求语言的严谨和平实陈述为主,避免使用副词、形容词。

学院内容一般包括:概述、党建、学科建设、教学、科研、实验室建设、对外交流、学生及其它等常规性工作。各部门根据年度工作情况分述,主题自拟,适当进行增删合并,重点突出,避免年复一年雷同情况发生。

⑵ 大事记和人物:

由1个或多个部门承办,涉及全校性及以上,影响较为重大深远事件由主办单位负责报送,内容包括“六要素”,即何时、何地、何事、何人、何因、何果。

新增校领导、省级以上专家(包括双聘、特聘)、市级以上优秀教师和劳动模范等简介及照片,简介及事迹字数控制在800字左右,由主管报批的部门报送,所属单位协办。均需包含性别、年龄、职称等基本信息,专家侧重于成果、教师先进人物侧重于事迹、校领导主要是任职经历等。详细内容可参照《年鉴》(2016)。

2.统计材料

⑴ 新增,各部门可根据工作发展,提供制作新产生的具有持续性和利用价值的综合统计资料进行补充。

⑵ 累加,在原有各类统计资料中持续增加新的内容,常见为国家级、能够体现学校较高层次的内容。为保持内容连续性,视内容的确定阶段性累记,一般不超过5年。

⑶ 更新,根据年度最新情况,保留原表栏目设置,内容全面更新。

3.照片及实物

各部门报送的大事记需要配送相应的数码照片原图。获得校外表彰的集体和个人,以最终入馆档案为准。

三、时间安排

1.每年寒假前,请各单位信息联络员将上述相关材料通过学校OA系统发送到档案馆。

2.档案馆根据学校及上级文件、科大要闻、各部门上报材料等汇总形成初稿,于每年3月31日前集中发送各部门联络员进行审核、补充;各部门于4月15日前反馈,同时提供支撑材料归档。

3.档案馆于4月底形成送审稿由党委(校长)办公室进行通审并送校领导传阅。

4.5月底排版送出版社办理出版手续并审稿;7月初终审完毕并印刷。6月底之前如有迟到的重要相关信息,请及时联系,尽快能保持完整。

5.争取每年暑假后下发至各部门。

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