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青岛科技大学各部门档案收集整理规范
2008-04-12 00:00  

青科大字〔2011〕167号

一、立卷归档的分工

㈠高等学校实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。各部门必须分工明确,协同配合。

㈡校领导及各部门负责人,都应把各自分管工作中相应的档案工作内容列入职责范围,督促有关部门、有关人员认真做好工作。

㈢学校党委、行政制发的文件以及学校接收统编的各类上级文件由党委(校长)办公室负责立卷归档。

㈣二级职能部门(包括临时机构)制发的文件或形成的收集范围内的各类材料自行负责立卷归档;多个职能部门联合行文的由主办单位负责立卷归档;外出参加会议带回或从上级主管单位网站下载的重要文件,其内容涉及到学校集体或个人的,由对口职能部门负责归档,其中送交学校统编传阅的则由党委(校长)办公室统一负责归档。

㈤学校大型会议(或重大事件)形成的各类材质的材料由党委(校长)办公室负责收集整理、立卷归档;全校性专项会议(或专题事件)所形成的材料由主办部门负责立卷归档。

㈥立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归口,其他部门可向它们集中或靠拢。

移交纸质档案的同时,产生的相应电子文档及其相关声像、实物档案亦同步归档。

二、档案收集的范围

㈠学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

1.根据《高等学校档案管理办法》规定和学校实际情况,应归档的有党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物、学校文件等13大类的文件材料及其相应的电子文档和部分上级文件资料。

2.征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料。校内个人非职务活动中形成的有保存价值的材料,可按征集、代管、捐赠方式接收管理。

3.归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

㈡不需归档的材料:

1.上级机关普发供参阅、不需办理或者无涉及学校集体、个人具体内容的非规定性文件。

2.非隶属机关抄送的不需办理的文件;本校党政负责人兼外机关职务产生的文件材料;外单位送来征求意见的未定稿;参加非主管部门召开的会议带回的不需贯彻执行的文件;为了参考的目的,从外单位搜集的材料。

3.已被综合性文件所包括的文件;本校党政上报下发的重份文件;未经签发的公文和电报草稿,一般性文件的修改稿(定稿除外),打印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改过的和负责人签字的最后定稿除外);无查考使用价值的事务性、临时性文件。

4.校内各部门文件由制成单位负责立卷保存后剩余的文件;校内各部门之间抄送的或不应备案的文件材料。

5.无特殊保存价值的信封,一般性表态,询问一般性问题、提出一般性建议和意见的群众来信。

三、材料的鉴定与检查

各立卷归档单位的兼职档案人员应根据历年文件材料的形成规律,预计新年度可能产生的内容并置备装具,最好是硬质档案盒。日常工作中严格按照文书处理制度做好收集工作,最终根据初步形成的案卷类目分别归入档案盒进行预立卷。

㈠鉴定文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,具有社会或经济价值,需要做为档案进行保管;同时剔除不需归档的文件材料。

㈡检查各类材质的档案要求内容清晰、齐全完整,手续完备,发现有字迹模糊及圆珠笔、铅笔、纯兰墨水书写等情况及时进行返工、复制;修整托裱破损的文件;不同尺寸的文件材料折叠为统一幅面(A4),以便于档案的长期保管和利用。

四、档案的分类

遵循材料形成规律,依照案卷类目纠正归类不统一、相互混淆、重复或拆散文件联系的现象,保持彼此间有机联系进行整理、立卷。

㈠分年度。一般文件按其形成年度自然分开。

个别跨年度文件的处理:上级批复、年度的计划、总结、报表、财务预决算等一般归入文件针对的年度;长远规划应放在针对的第一年;长期阶段性总结、报告归入文件内容针对的最后一年;会议文件可归入会议开幕的年度;非诉讼案件材料应归入结案年度;法规性文件归入公布或批准执行年度;大型纪念活动形成的文件放在开展活动的主要年代;项目材料不论过程长短,均归入审结、购置、竣工年度;毕业生学籍档案归入毕业年度。

㈡分问题。学校党委(和行政)制发的文件自成一类,其他部门形成的文件材料均根据内容的重要程度和主题进行整合。具体参照《青岛科技大学档案实体分类法》。

㈢分期限。查看各卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致,将文件按照规定的不同保管期限分开。

档案保管期限分为永久和定期两种:

1.凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校教学、科研和管理等各项活动有长远利用价值的,列为永久保管。它主要包括:党委、校务会议记录及纪要;简报、剪报、校史材料及报表;工作计划、报告、总结;启用印章的印模及登记簿;全校性规章制度、决定及上级批复;组织机构、编制规划、干部任免及名册;教职工、工资发放名册及保险汇总表;师生员工健康状况调查材料及统计表;学科、专业、实验室建设论证、评估、申报、审批材料;招生计划、简章及新生录取简明登记表;毕业生就业工作调配表;毕业、学位证登记表及学生学籍材料;教学改革、培养目标、教学计划及大纲;科研项目鉴定材料、成果获奖原件(奖状、奖章、证书)及登记表;基建竣工项目和学校地质勘探、地形测量材料及总体规划、设计总平面图(水、电、气管道分布图);教学科研仪器设备增减变动、精密贵重仪器实验室人员情况等综合统计报表;各类协议、合同;校报、学报;出国(境)进修、留学取得学位及研究成果、论文和各类证书(影印件);中外合作校际交流项目备忘录和留学生学籍材料;财会档案移交保管清册及学校预决算、固定资产报表等。与之相应产生的电子文件和相应的声像、实物类档案亦属于永久保管期限范围。

2.收集范围中除需要永久保管的外,凡是反映学校一般工作活动,在较长时期内对学校工作有利用价值的,均列为定期保管。保管期限为16~50年。

具体详见后附《青岛科技大学档案归档范围及保管期限表》。

五、档案的组合

㈠随着档案管理信息和程度的提高,高校档案一般以每份文件为整理单位,称为按件管理的档案。

这类档案要注意密不可分材料的整合:文件正本与定稿为1件,正文与附件为1件,原件与复制件为1件,转发文与被转发文为1件,报表、名册、图册等一册(本)为1件,来文与复文可为1件。每件排列顺序为批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;正本在前,发文单、定稿在后(定稿在前,历次重要讨论稿在后);转发件在前,被转发件在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

㈡全校性会议、各种项目(审计、非诉讼案件、基建、产品、科研、设备)、毕业生学籍档案、学报等相对集中,数量较多的档案采取按卷管理的模式。

要求每卷一般不超过200页,具体视材料多寡立卷。问题单一、材料较少的可立薄卷;同一问题材料较多时,可按其形成时间(阶段)、项目结构、专业(班级)或者保管期限等分别组建多卷,卷内文件要求文字材料在前,图样在后,图样按照图号排列。

以卷为单位,在材料非装订线一侧上角从1起始编写流水号,有内容的均为1页,不论反正面和纸张大小,空白的不需编号。

六、档案信息的录入

㈠将文件或案卷的有关信息录入档案管理系统是档案整理工作的重要组成部分,要求确保录入信息完整、规范和准确,其质量直接影响档案的检索和利用。

㈡正确选择档案管理模式,根据界面要求录入相关信息,输出卷内目录。具体内容:

1.序号为文件或卷内排列顺序。

2.题名即文件标题,一般应照实抄录,原有题名不要随意更改或简化,没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号;案卷题名提炼要求提纲挈领、简明确切,并保持体式一致。一般不超过50字,准确概括责任者(若案卷封皮印制可省略)、内容、名称(文种)等,部分案卷题名可以是项目的名称、代号等。除会议文件、一般函件、非诉讼案件外,不得用“××文件材料”、“××来往文书”、“×××案件”模糊表述。

3.责任者是形成文件的单位;文号指文件制发的发文字号。

4.起始、终止时间,按件管理的两栏内容一致,是指文件的形成时间;按卷管理的分别为最早和最末文件的形成时间。

5.件数、页数,按卷管理的件数为序号;卷内文件的页数是指该文件首页的流水编号;最后一份文件还应填写止页编号。

6.其他栏目如实填写,文件材料缺少责任者和时间的,积极考证清楚并添补。

七、档案的装订

清除原有金属物。按件管理的,以件为单位进行粘贴、缝纫机线装或不锈钢钉装订;按卷管理的,把卷内目录置于卷首,卷内文件要求尽量齐左齐下(兼顾齐右),采用“三孔一线”进行装订,系活结、置于卷末,装订后不压字,不漏页,做到美观、大方。

八、档案的审核

据实填写“卷内备考表”,情况说明是指卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;立卷人由组成本卷的责任者签名;检查人为部门负责人,对本部门形成的档案实体和数据进行审核确认并签名,督促档案的移交。

除有特殊要求以外,档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格用纸一律按照国家有关标准执行。

九、档案的移交

档案馆接收立卷单位档案时必须履行手续,填写“档案移交(接收)登记簿”或输出移交目录,注明移交材料题名(案卷标题)、数量和时间,交接双方签名盖章,各留存1份备查。

附:青岛科技大学档案归档范围及保管期限表(略)

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