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青岛科技大学实物档案管理暂行办法
2015-03-25 16:04  

青科大字〔2012〕168号

第一部分 总则

第一条 为加强学校实物档案的管理,有效地保护学校资源,根据《中华人民共和国档案法》,参照《高等学校档案实体分类办法》,结合学校实际情况,特制定本办法。

第二条 本办法所称实物档案是指学校及个人在工作活动中形成的,以物质实体为载体,能够反映学校职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品,是学校档案的组成部分。

第三条 实物档案是文书档案的重要补充,具有原始性、直观性和多样性的特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩,不仅具有较高的保存和利用价值,而且具有良好的社会教育功能,原则上由校档案馆实行集中统一管理。

第四条 学校任何部门和个人不得随意将收受的实物私存、转送他人或损坏。

第五条 实物档案根据载体的不同,其接收方法、保管条件及利用方式与常规性档案有所不同,必须遵循其特点和规律,进行科学规范管理。

第六条 实物档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等各二级单位的日常工作,列入兼职档案员的职责范围,进行制度化管理,做到接收实物与归档工作同步进行。

第二部分 归档范围

第七条 实物档案的归档范围包括:

1.学校注册登记的各种证件,学校成立以来不同时期使用过的牌、匾(奠基石),学校各时期颁布使用的证件、徽章和各类别的形象识别物品;

2.学校集体或项目荣获的国家级或重要的省级综合奖励,包括奖状(证书)、奖章、奖牌、奖杯及锦旗、牌匾等荣誉类物品;

3.学校机构变更或撤消、合并失效的印章,包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的公章,以及历届校领导公用的方章、签名章等印信;

4.学校组织的各种重大活动中形成的纪念品,包括实体性科技成果、模型及师生制作的具有开创性和代表性的各类作品等;

5.隶属学校的各种组织或单位(包括学校作为主要股东),不同发展阶段所产生的产品样品,具有学校特色和标志性的教学、科研设施及办公用品等;

6.重要来宾(省部级以上领导、社会知名人士)和国内外友人为学校的题词(赠言)、签名手迹(签名簿)、赠送纪念品等实物;

7.单位或个人在各类国内外公务活动中收受赠送的礼品、纪念品;校内外单位或个人自愿捐赠给学校的具有纪念意义或保存价值的各类物品,包括各种艺术品、工艺品和模型等等;

8.其它经校领导批示需保存的实物等。

第三部分 归档分工及要求

第八条 上述实物自形成一月内,职能部门(接收)负责人应责成兼职档案员及时、主动地向档案馆提请移交,最迟于次年初根据档案馆安排随文书档案一并办理移交手续;

第九条 移交时需遵循其形成规律,保持彼此间自然联系,齐全、完整、系统、整洁、无破损。具体分工为:

1.荣获的省级以上荣誉类实物由相关职能部门兼职档案员负责收集、归档;

2.作废的印信由学校办公室负责归档;

3.单位或个人在各类国内外公务活动中收受赠送的礼品、纪念品;校内外单位或个人自愿捐赠给学校的具有纪念意义或保存价值的各类物品,由接收单位(接收代表)所在职能部门兼职档案员负责归档;

4.重要来宾和国内外友人来校视察指导、参加活动中产生的的题词(赠言)、签名手迹(签名簿)、赠送纪念品等实物,由承办活动和接待来宾单位的兼职档案员负责归档;

5.学校师生制作的获得省级以上奖励或在校内某领域具有开创性和代表性的各类作品,由所属学院办公室主任负责归档;

6.学校不同时期使用的牌匾、证件、徽章和识别形象及其它具有保存价值的实物等,由负责经办或生产的职能部门兼职档案员负责归档;

7.学校大型活动中集中接收的赠品,有关职能部门在事毕时详细开具清单送校领导审阅,同时抄送学校办公室和档案馆,由校档案鉴定工作领导小组提出需永久保存的物品清单,经校领导批准后,双方办理移交手续。

第十条 移交时兼职档案员对每件实物需加注文字说明,包括赠送(颁发)单位或个人、事由(活动主题)、物品名称、接收时间、地点及接收代表;印章归档时应附印模;赠送物品应标有赠送单位或个人名称;字画和礼品归档时应附清单。

第十一条 及时填写《档案移交(接收)登记表》,经办人和档案馆接收人(珍贵的实物档案需安排2人)双方签字并互留底存档。

第四部分 整理

第十二条 遵循实物档案形成规律,保持实物载体间的自然联系,本着安全保管、便于查考利用的原则,学校实物档案根据物品的介质和来源,结合内容、类型、形状等以件为单位进行系统整理,保管单位依不同载体而定,可以是件、幅、枚、个,也可以是张、只等。

第十三条 按照《青岛科技大学档案实体分类法》,学校实物档案一级类目用SW表示,根据内容和类型编制6个二级类目,用阿拉伯数字表示,具体标识为:

SW11 综合材料

题字、签名簿或孤立的具有纪念意义的物品,包括学校注册登记的各种证件、使用过的牌(匾)、各时期(主题)的形象识别物品等;

SW12 荣誉

奖状、奖牌、奖杯、奖章、锦旗、牌匾等

SW13 印信

作废公章、校领导印信等

SW 14 纪念物

获赠的工艺品、纪念品、模型等

SW 15 字画

SW 16 其它

具有纪念意义和凭证作用的物品,如实体性科技成果、模型;产品样品、标志性的报废设备及家具等。

第十四条 实物档案的档号由全宗号—年度号—分类号—件号组成。

第十五条 实物档案均要在不影响实物品相的适当位置统一加盖档号章或粘贴档号标签,入库定位填写存址。

第十六条 实物档案整理归档后应编制实物档案目录,目录采用国际标准A4型,内容包括序号、档号、题名、授奖单位(捐赠)、存址、备注(互见号、受奖单位)等项目。

第五部分 保管利用

第十七条 实物档案的主体是实物载体,其保管方法、保管条件及利用方式均与其它载体不同,必须遵循其特点和规律进行特殊保管。

第十八条 实物档案根据其价值,由学校档案鉴定领导小组确定其保管期限,保管期限分为永久和长期两种。

第十九条 较为珍贵的实物档案在入馆时应进行数字化备份,首先应采用扫描的方式,在扫描仪无法完成数字化的情况下,再采用专业数码相机翻拍的方式进行,数字化归档的同时编互见号以备查用,原件概不外借。

第二十条 实物档案的装具原则上保持原装,珍贵档案需放密封桶及专用橱柜,幅面不超过A4大小的统一装具,无法包装的较大件实物按类别集中于库区或展示柜存放,以自上而下,从左到右的排架方式排列摆放。

第二十一条 实物档案库房要专人负责,做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作。温度保持在18~24℃,湿度在45~60%,珍贵档案库房的湿度在35~45%之间。

第二十二条 实物档案要定期进行检查、擦拭或晾晒,若出现发黄、发霉、变质、锈蚀等现象,及时报告,适时进行技术处理。

第二十三条 实物档案原则上只面向学校单位提供利用。永久保管的实物档案确需利用时以复制件代替;长期保管的实物档案利用时要严格审批手续,由借用单位负责人提出申请,经档案馆负责人及分管校领导批准方可办理借用手续。

第二十四条 经审批予以借用的实物档案,原则上不得超过10天,借用单位必须按时归还。

第二十五条 根据工作需要,个别实物档案确需在档案馆外存放或长期利用的,应先将归档实物移交档案馆,在完备档号、注明实际存址并拍照留查后,报请各级领导批准,由代管部门填写特殊利用登记,办理长期借用手续。批准代管的部门应确保实物档案的整洁和安全,每年定期向档案馆报告使用状况。

第六部分 统计、鉴定与销毁

第二十六条每年按照上级要求进行业务统计,按学校档案统计制度执行。

第二十七条对于确需移出学校或销毁的,需单独造册,报请主管部门或校领导批准,两位以上经办人签字,方可进行实际操作。部分特殊的实物档案在入馆、移出或销毁时,应视情况组织集体鉴定,鉴定成员根据工作内容由档案馆从校档案鉴定工作领导小组成员中推荐3~5人组成。

第七部分 奖励、处罚与其他

第二十八条 学校依法尊重教职工的知识产权,对于属于个人所有的文物或纪念物品,鼓励所有者向学校捐赠、寄存或有偿移交。学校对捐赠者酌情予以物质和精神奖励。

第二十九条 将依法属于国家或学校所有的实物档案据为己有,经教育仍拒不上交的,应根据不同情况,或通知其所在单位负责人进行收缴,或通报学校有关行政部门、纪检或监督部门进行查处,必要时移送司法机关处理。

第三十条 全校教职工有保护学校实物档案的义务,有权监督单位和个人遵守国家的有关法律法规和本办法。

第三十一条本管理办法自公布之日起实行,档案馆负责解释。

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