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青岛科技大学电子文件归档管理暂行办法
2015-03-25 16:02  

青科大字〔2014〕109号

第一章 总则

第一条 为适应信息化建设的需要,提高档案管理水平,增强档案服务功能,规范学校电子文件归档管理工作,维护电子文件的真实性、完整性和有效性,确保电子文件的安全和信息可用性,充分发挥电子文件的凭据参考作用,根据国家的《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》和《高等学校档案管理办法》,结合学校实际情况制定本办法。

第二条 本办法所称的电子文件是指学校在教学、科研、管理等活动中形成的以数码形式存储于光盘、硬盘、磁盘阵列等载体之上,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的,具有参考和利用价值的文件,包括文本、图形、管理软件及其数据等。

第三条 学校分管档案工作的领导负责协调解决电子文件归档管理等实际问题,管理工作必须纳入学校数字化校园建设工作体系,纳入办公自动化系统,纳入各二级单位日常工作。

第二章 管理体制与工作职责

第四条 电子文件均由形成部门负责移交归档,各部门要明确电子文件归档管理工作的分管领导,指定专人负责本部门电子文件的收集、整理、归档与移交工作,并将此项工作纳入电子文件管理员的岗位职责。

第五条 档案馆是学校归口单位,负责归档电子文件的集中保管与提供利用,以及对各部门电子文件归档管理工作进行监督和指导。

第六条 电子文件应实行全程管理,根据校园信息化建设逐步建立健全各项管理制度和技术措施,完善科学化管理系统,对其形成、收集、积累、鉴定、归档、保管、利用等处理操作环节实施检验和审核,全程控制,确保电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移后依然保持不变,与形成时的原始状态一致,确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第七条 学校应加强对电子文件管理人员继续教育工作,培养他们对计算机、网络及管理信息系统的操作能力,提高电子文件管理的业务素养和管理技能,适时开展电子档案信息资源的开发和服务利用工作。

第三章 电子文件的收集与整理

第八条 学校各部门在教学、科研、管理及其它职能活动中形成的有重要参考利用价值的文本文件、数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件(WEB网页)、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等,均属于归档范围。

第九条 电子文件形成部门对具有查考利用价值电子文件应及时拷贝到脱机保存的载体上,标明文件名称、类别、形成时间,存放入专用装具内积累妥善保管。计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一并收集。

归档的电子文件应转换成以下存储格式:文本文件——DOC、XLS、XML、RTF、TXT、PDF;图像文件——JPEG、TIFF;图形文件—— SVG、DWG、DWF;影像文件—— MPEG、AVI;声音文件——WAV、MP3、WMA;超媒体链接文件——HTML。

第十条 每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记,登记表应与电子文件同时保存;如果电子文件登记表制成了电子表格,应与电子文件一同保存。

第四章 电子文件的归档

第十一条 电子文件形成部门在移交归档中,将具有保存价值的文本或图形形式的电子文件制成纸质文件,确保电子版本、纸质版本或缩微品一并归档,并在内容、相关说明及描述上保持一致。对具有法律效力的电子文件,归档的纸质文件应加盖有法律效力的非电子签章。原则上从电子文件产生开始,包括相应的背景信息和元数据、技术保证方法等亦应同时归档。

第十二条 电子文件的归档可分两步进行,对实时进行的归档先做逻辑归档,将办理完毕的电子文件管理权从网络上转移至档案馆,其存储格式和位置暂时保持不变,其安全由形成部门负责。然后定期完成物理归档,把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性好的载体上长期保存。对于网络归档的电子文件,档案部门应及时做好载体备份。

第十三条 电子文件的鉴定由形成单位会同档案馆工作人员协同开展。包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定,对电子文件内容、结构、可读性的技术鉴定以及确定电子文件的密级、归档范围和划定保管期限等。

第十四条 学校档案馆原则上只接收需永久保存的电子文件。接收时对其载体及技术环境进行检验,包括:载体有无划痕,是否清洁;有无病毒;核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;对特殊格式的电子文件,核实技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素,凡检验不合格的,应及时退回形成单位重新制作后再次检验,合格率达到100%时方可办理移交手续。

第十五条 检验合格的由学校档案馆打印移交目录一式两份,交接双方签字盖章后各保存一份。归档完毕后,电子文件形成部门还应将电子文件在本部门保存至少3年。

第五章 保管和利用

第十六条 电子文件以件为单位进行整理。其载体应按《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678—1999)规定的信息结构组织数据,每个存储载体根目录下应设置说明文件、电子文件子目录等。解密已加密的电子文件,特殊格式的电子文件应在同一载体中存有相应的查看软件,必须加密归档的电子文件应将其解密软件和说明文件单独存放。

第十七条 电子档案增设为学校档案分类的一级类目,根据其类型参照高校档案实体分类法,下设综合材料、文本文件、数据文件、程序文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等9个二级类目。

第十八条 电子档案的档号由全宗号-年度号-分类号-件号组成。

第十九条 电子文件保管期限和密级的划分工作,参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。

第二十条 把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列,将必要著录项目输入计算机数据库内,同时有纸质档案或实物档案的录入互见号,形成关联,编制机读目录和简要的检索工具。

第二十一条 存储载体应作防写处理,操作时应避免擦、划、触摸存储载体的记录涂层;单片载体应当装盒,直立存放,避免挤压。

第二十二条 电子档案的保管应按照国家档案局DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的要求,采用专门的保护设备和保护技术措施,其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%。

第二十三条 每年定期对保存电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。对光盘每满4年进行一次抽检,抽检率不低于10%,如发现问题应及时采取补救恢复措施及时复制,原载体保留时间不少于4年。档案馆应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。

第二十四条 如网络系统扩充或系统设备更新,应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性,如不兼容,应及时对归档电子文件进行迁移,并填写《归档电子文件迁移登记表》,原载体保留时间不少于3年。

第二十五条 电子文件一般一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。封存的不得利用和外借,未经批准任何单位或人员不允许擅自复制。利用者对电子文件的使用应在权限规定范围之内,利用时应使用拷贝件(复制件);遵守保密规定,对具有保密要求的电子文件不在网上提供利用,确有必要以内部局域网方式利用时,应严格遵守国家和学校的有关保密规定,采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文件的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第六章 鉴定、销毁统计

第二十六条 超过保管期限电子文件(包括保护复制后的原载体)的鉴定销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行,且应在办理审批手续后实施。如存储在不可擦除的载体上,应连同存储载体一起销毁,并应由档案馆列出销毁目录存档备查。

第二十七条 档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第七章 附则

第二十八条 本办法未尽事宜,参照国家、山东省有关电子文件的标准和规定。

第二十九条 本办法自公布之日起试行,由档案馆负责解释。

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