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青岛科技大学档案管理办法
2015-03-25 16:01  

青科大字〔2014〕203号

第一章 总则

第一条 为规范学校档案工作,提高档案管理水平,加强业务指导,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》和国家教育部、档案局颁布的《高等学校档案管理办法》,结合学校实际情况制定本办法。

第二条 本办法所称档案,是指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。

第四条 学校档案工作由校长领导,分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章 机构设置与人员配备

第五条 学校根据标准设立档案馆。

第六条 档案馆是学校保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

第七条 档案馆有具体的管理职责。

第八条 档案馆应配备专职工作人员,编制人数执行国家有关规定,由学校根据档案数量和工作任务确定。

第九条 档案工作人员应当遵纪守法,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效防护措施,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。

第三章 档案管理

第十一条 学校各部门要建立、健全档案工作的检查与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高档案管理水平。

第十二条 学校实行档案材料形成部门、课题项目组立卷归档制度。各部门档案员按照学校档案收集整理规范归档。对于档案馆定向收集的档案,各部门责任人要积极配合。

第十三条 学校在职人员在其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,任何个人不得据为己有,相关职能部门档案员必须按时保质向档案馆移交统一保存。因机构、产权调整涉及到的档案,原部门负责及时整理移交归档。

第十四条 学校与其他单位分工协作完成的各类项目,学校主要参与成员应当负责收集一整套材料,其中承担任务部分应为正本,项目验收后按规范要求整理移交档案馆保存。

第十五条 纸质、电子和实物档案材料同步归档,归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,完整无破损,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》执行。

第十六条 学校档案根据其形成时间和类别的不同分别规定,总体上要求次年的6月底前完成前一年度各类档案的归档工作。

第十七条 档案馆对学校档案进行整理、分类、鉴定和编号。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经检定和批准,不得销毁任何档案。认真执行档案统计年报制度。

第十八条 档案馆应当采用先进的保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。

第十九条 学校档案馆对馆藏档案和资料的安全情况要定期检查,消除隐患,遇有特殊情况,应当立即向校长或主管校领导报告,及时处理。库房的管理建立健全规章制度,由专人负责。

第二十条 学校档案由档案馆保管。在国家需要时,应当提供所需的档案原件(副本)或者复制件。

第四章 档案的利用与公布

第二十一条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,应当无偿和优先提供。

第二十二条 档案馆按照国家有关规定公布档案,未经学校授权,其他任何组织或个人无权公布学校档案。属于涉及国家秘密、技术秘密,涉及专利、个人隐私,以及档案形成单位规定限制利用的不得对外公布。

第二十三条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案或者内容切实与己相关、不涉及其他人员信息的档案。境外组织或个人利用档案的,按照国家有关规定办理。干部人事档案的利用,根据干部人事档案的有关规定执行。

第二十四条 档案馆要设立专门阅览室,编制必要的检索工具和利用指南,为利用者创造便利条件。

第二十五条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应经主管部门负责人批准。涉及未公开的档案内容或技术问题,应经档案形成单位或本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应经学校保密委员会批准。寄存在学校档案馆的档案,归寄存者所有,如需向社会提供利用,应征得寄存者同意。

第二十六条 需利用学校重要、珍贵档案或者实物档案的,档案馆原则上不提供原件。如有特殊需要,应当经主管部门负责人或者校领导批准。加盖学校档案馆公章的复制件,与档案原件具有同等效力。

第二十七条 档案馆应积极开展编研工作。出版档案史料和公布档案,应经形成部门同意并报请校长批准。应采取多种形式,如建设校史馆、陈列室、专业网站等,积极开展档案宣传工作。

第五章 条件保障与奖惩

第二十八条 学校应将档案工作所需经费列入预算,保证档案管理工作需求。

第二十九条 学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》的要求及时进行改扩建或新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十条 学校应设立专项经费,为档案馆配置管理现代化、档案信息化所需的设备,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第三十一条 各职能部门应协同严格执行相关档案管理制度,保证学校档案的齐全完整,从源头杜绝流失现象的发生。

第三十二条 学校对在档案工作中做出成绩的单位或者个人,给予表彰与奖励。

第三十三条 有不良或违法行为的,学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

第六章 附则

第三十四条 学校可以根据本办法制订实施细则。

第三十五条 本办法自公布之日起实施。

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