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青岛科技大学档案分类方法
2009-07-18 00:00  

青科大字〔2011〕167号

一、编制目的

为适应学校档案工作发展的需要,实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,加强档案信息化建设和档案工作的科学管理,更好地为教学、科研及各项工作服务,根据国家教委1994年起施行的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》,以及教育部2008年8月颁布的《高等学校档案管理办法》,结合学校实际情况编制本办法。

二、编制原则

1.体现思想性。档案工作是党性、政治性很强的工作,高校档案分类的体系结构、类目设置、序列编排,都必须以国家有关档案工作法规标准为依据。坚持党的“一个中心,两个基本点”的基本路线原则精神,学习实践科学发展观,从实际出发,突出教学、科研档案在学校档案中的中心地位和党政管理档案统览全局的作用,力求反映学校各项职能活动的真实情况。

2.符合科学性。以学校全部档案为对象,按照档案形成的领域范畴,将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别,充分反映学校档案形成的规律、内容和特点。类目设置不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时间内可不随意改变;严格按从总到分,从一般到具体的原则,各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致,下位类目的外延之和等于上位类目的外延,同位类目之间界限清楚,不相互交叉和包容。

3.突出实用性。本办法规定的各项内容,既实事求是,符合档案工作实际,又遵循档案学基础理论和形式逻辑原则,理论与实践科学结合,同时力求有所发展,有所创新,突出实用性。本办法的编制,原则上依照《高等学校档案实体分类法》,并注重学校实际,对类目的设置进行了调整,力求做到准确、简明、方便、实用。

三、体系结构

本办法由编制说明和主表两部分组成。编制说明是对本办法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明,是使用主表的指南。主表由类目、标识符号、注释等组成。

四、类目设置

1.一级类目的划分与标识

一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容和性质,我校档案确定为14个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下:

DQ 党群类

主要包括学校党群部门(党委办公室、纪检委、组织、宣传、统战、工会、团委)在工作中形成的文件材料。

XZ 行政类

主要包括行政职能部门(学校办公室、人事、审计、安全、后勤、档案图书、校产委)工作中形成的文件材料。

JX 教学类

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY 科研类

主要包括科学研究管理和科学研究实践活动过程中形成的文件材料。

JJ 基本建设类

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB 仪器设备类

主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

CP 产品生产类

主要包括产品生产与科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

CB 出版物类

主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。

WS 外事类

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

CK 财会类

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

SX 声像类(电子文档)

主要是指各级组织和个人在教学、科研、管理以及社会活动中直接形成的具有保存价值的各类数字化材料,包括音、像及光盘等特殊载体。

SW 实物类

实物档案是指各级组织和个人在其工作活动中形成的对学校有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。

XXWJ 学校文件

是校党委和学校行政印制颁发的各文种正式文件。

一级类目的标识,除学校文件外均采用类目名称主词的汉语拼音的第一个大写字母,如上所示。

QZ 全宗档案

是档案馆在管理学校档案过程中形成的,能够说明全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷。

2.二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分,学校二级类目的设置统一采取先综合、后单项的标准,标识采用“双位制”,一经确定,不随意变动。如“综合”为“11”,其余二级类目依次为12,13,……99,但10、20……等带“0”的数字不用。

3.三级类目的扩展和标识

只有1994年到2005年的财会档案按照学校计财处统一管理的和校产管理委员会产生的财会账簿和凭证进行了划分,分别标识为CK1311、CK1312和CK1411、CK1412,最下位类目流水编制,形成最终档号。

五、档号的编制

1.编制原则。档号是管理、利用档案的代号,编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,不得重号;方便插卷,有充分扩展的余地;不能随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双向功能。

2.结构标识。学校馆藏主要是青岛科技大学全宗,新形成的档案一般不需加注全宗号,学校档案的档号主要由年度号、分类号、案卷号(件号)三部分组成。年度号由四位阿拉伯数字组成;分类号是档号的主体,由一、二级类目代号组成;案卷号(件号)在分类号最下位类目顺序编码,采用阿拉伯数字标识。各号之间用“-”符号连接。

例如:1990年排在党群类首位的党委会议记录,其档号标识为1990-DQ11-1。

3.档案的实体排架。为确保档案的安全性和整体性,从便于整理和方便查找的角度出发,馆库按照一级类目统一进行区域划分,在此基础上按照年代纵向排架的方式排列。

六、需要说明的问题

1.从学校实际出发,教学类档案选用了“综合+按学历层次分设”二级类目的方法;科研、产品、基建、设备各类也均选用了“综合+单项”设置二级类目。

2.本着与时俱进的原则,为提高检索及利用效率,在实现计算机网络管理的前提下,参照省市档案馆文件管理办法,从2006年起,将学校党政文件单独设类管理。按照年代—保管期限—件号的方法编制档号;先永久、后长期的排列顺序上架。

3.加强业务管理工作,创建学校全宗档案。参照高校档案管理办法,按照工作流程设立二级类目,规范进行档案的科学管理。

4.为加强数字化建设工作,丰富馆藏,单设声像(电子文档)类和实物类。

5.2006年学校统一规范调整,财务实现集中管理,财会档案三级类目虽继续标注但已名存实亡,自2010年起对此进行了修正,新产生的账簿及凭证回归二级类目标识。

6.人事档案的分类与编号按照1991年4月2日中央组织部、国家档案局联合发布的组通字〔1991〕第13号文件即《关于印发〈干部档案管理工作条例〉的通知》执行,本法不另作规定。

7.根据工作职能划分,学生类档案管理不属档案馆职责,故暂不做规定。

8.学校收到的上级有关单位印制的普发性各类管理文件,文中没有直接涉及本校各职能部门或者个人的内容但具有一定的参考价值,作为资料留存以备查用。

七、主表(略)

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