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青岛科技大学全宗卷管理规范(修订)
2009-07-01 00:00  
1 主题内容
1.1 青岛科技大学全宗卷是档案馆在管理学校档案过程中形成的,能够说明全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷。
1.2 本规范规定了青岛科技大学全宗卷的编制原则、主要内容以及整理、管理方法。
2 引用标准
DA/T1-92 档案工作基本术语
GB9705-88 文书档案案卷格式
3 全宗卷编制原则
3.1 档案馆对所管的青岛科技大学、青岛工艺美术学校两个全宗均以全宗为单位编制全宗卷。
3.2 全宗卷的各种文件材料包括凭据、清册、报表,应做到准确、全齐、规范。
3.3 全宗卷内文件按照其固有的特点,保持有机联系,反映全宗管理的历史面貌,以便于保管和利用。
4 全宗卷的主要内容
4.1 档案收集:档案移交目录,接收、征集记录,档案来源和价值说明等。
4.2 档案整理:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
4.3 档案鉴定:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。
4.4 档案保管:档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等。
4.5 档案统计:档案收进、移出登记,案卷基本情况和重要利用统计表等。
4.6档案利用:全宗介绍,开放利用和控制使用范围说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
4.7 档案管理新技术的应用:缩微复制和微机管理以及专业网站建设等情况的文字说明材料。
5 全宗卷的整理
5.1 全宗卷内文件材料是随全宗管理的延续而逐渐增加的,时间上具有不确定性,各岗位平时必须注意积累,把档案各管理环节中产生的文件材料及时归入相应预设案卷。
5.2 档案馆责成专人负责督导、整理,于年末集中进行补充完善。
5.3 整理时必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值,对于有重要遗缺的应予以补齐,无保存价值的及时剔除。
5.4 卷内文件材料均实行按件管理,按时间先后编流水号,逐件装订,于每件右上角加盖件号章,著录全宗号、件号、保管期限、存址、页数,同时将相应信息录入档案管理数据库。然后装入卷盒,以件号为序,早在下、后在上。
5.5 卷盒外形尺寸:高310㎜、宽220㎜,厚度为40㎜的规格,对于内容较少的同类材料可视情况先分装小夹后内置。卷盒脊标印“全宗卷”,分别著录全宗号、全宗名称、内容摘要及存址。
6 全宗卷的管理
6.1 原青岛工艺美术学校全宗卷数量极少,其形成的全宗卷置于该全宗排列卷首。
6.2 青岛科技大学档案馆形成的全宗卷单设橱柜集中保管,按全宗号顺序排列并编制全引目录和案卷目录。
6.3 全宗卷排列按档案收集、整理、微机管理、保管、鉴定、统计、开放利用、编研等工作流程依次排序,卷号编制方法参照高校档案实体分类法。青岛科技大学全宗卷收集内容、卷号编制即排列顺序:

序号
类别
全宗号
案 卷 题 名
综合
QKDQZ11-1
2
3
4
5
6
7
8
档案管理报告、规划及试行规范
新建档案馆方案、图纸
档案管理规定、办法、通知(红头文件)
档案管理制度汇编
档案管理获得集体表彰证书、决定
档案学术研究获奖证书
档案学术研究论著
档案学术会议纪要及档案宣传报道
收集
QKDQZ12-1
2
3
征集、接收珍贵(实物)档案移交目录及价值说明
1994年档案移交目录
1995年档案移交目录(依此类推……)
整理
QKDQZ13-1
2
3
档案分类法
案卷类目表及档案目录编制说明
整理工作方案及工作小结
信息
技术
QKDQZ14-1
2
3
4
档案管理系统合同
档案管理系统安装使用说明、简介
档案数据备份(有缩微的可在此加卷)
网站设计、建设说明
保管
QKDQZ15-1
2
3
4
5
档案安全、保密工作责任书
库房安全检查记录
档案保护(培训)材料
重点档案特殊保护、抢救与修复情况报告
档案入库清册
鉴定
QKDQZ16-1
2
3
档案归档范围及保管期限表
专项鉴定成员、分析报告、销毁请示及批复
上级文件(密级)销毁清册
统计
QKDQZ17-1
2
3
4
5
6
7
8
9
11
馆藏档案构成示意图及数量统计
档案实体利用统计
档案网站流量、校史馆参观数量及利用综合统计
档案归档率、合格率、查准率统计
博、硕士研究生统计
本专科生统计
成人教育学生统计
教职工统计
科研项目统计
党组织统计
开放利用
QKDQZ18-1
2
3
4
5
6
7
8
9
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
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25
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29
31
32
33
34
35
全宗介绍
学校情况简介(沿革、概况、机构设置)
利用效果登记
利用联系信函
咨询利用登记
典型事例
查阅利用记录簿
借阅档案登记簿
全宗卷全引目录
党群类档案案卷目录
行政类档案案卷目录
教学类档案案卷目录
科研类档案案卷目录
基本建设类档案案卷目录
仪器设备类档案案卷目录
产品生产类档案案卷目录
出版物类档案案卷目录
外事类档案案卷目录
财会类档案案卷目录
声像档案案卷目录
学校文件目录
上级文件目录
实物类档案案卷目录
党群类档案专题目录(干部任免及党、教、团代会)
行政类档案专题目录(基层报表、启用印章)
教学类档案专题目录(本专科生学历表)
科研类档案专题目录(科研获奖)
其他类档案专题目录(财会决算、基建土地房产证)
党政发文登记簿
部分党群类档案卷内目录
部分行政、外事类档案卷内目录
部分教学、科研、产品、基建、仪器设备、出版、财会类档案卷内目录
编研
QKDQZ19-1
2
3
4
5
6
7
8
9
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
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23
24
25
26
27
28
29
编研材料发放登记表
学校《年鉴》
大事记(大事要闻)
组织、人事工作汇编
科研工作汇编
学校文件选编
教学工作汇编
全校党员、教工、团员代表大会资料汇编
媒体科大汇编
学校岗位责任制汇总
各职能部门规章制度汇总
党群文件汇总
学校更名、校级干部任免文件汇总(复印件)
宣传册汇总
行政文件汇总
高校基层报表汇总
教学指南
招生简章汇总
教学专业设置、学科建设
教学管理文件汇编
科研获奖证书汇总(复印件)
科研学术论文发表情况
科技成果汇编
学报(自然版)合编本
校报合编本
房产、土地证汇总(复印件)
校友联络

6.4 同卷文件材料过多时可分装数盒,盒脊处标注以明确前后联系,相对集中保管。
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