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青岛科技大学档案业务建设规范
2008-04-12 00:00  
为加强档案业务建设,做到门类齐全、结构合理、管理科学、有效服务,必须实行目标管理,使档案工作各个环节规范化,提高标准化管理水平,更有效地利用及保护档案,为学校教学、科研、管理服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和教育部《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规和规章制度,结合学校实际制订本规范。
一、档案工作的基本原则
㈠ 学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属档案。
㈡ 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。学校档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
㈢ 高校档案工作由校长领导,主要职责是:贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
㈣ 各二级单位要有一位负责人分管档案工作,并确定专(兼)职档案人员,严格实行部门立卷归档制度。负责人应认真做到“三纳入”、“四同步”,即:将档案工作纳入部门的计划、规划,纳入相关的管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。切实落实“四参加”:专兼职档案员要参加学校重要的计划总结会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。
㈤ 学校档案工作要从经验管理逐步走向科学化、规范化、现代化管理,积极采用先进技术,大力开发档案信息资源,满足学校教育改革与发展的需要。
二、档案工作的基本任务
㈠ 贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作。
㈡ 拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实。
㈢ 负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。
㈣ 编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源。
㈤ 组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。
㈥ 开展档案的开放和利用工作。
㈦ 开展学校档案工作人员的业务培训。
㈧ 利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能,创设爱国主义教育基地。
㈨ 开展国内外档案学术研究和交流活动。
㈩ 完成学校领导交办的其他任务。
三、档案部门的制度建设
㈠ 综合性的规章制度,包括各种综合性的实施办法、细则、规定。
㈡ 立卷归档制度,包括校内各部门立卷要求,各种门类和载体的档案归档范围、时间和办法。
㈢ 档案保管制度,包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
㈣ 档案的保密、保卫制度,包括档案的保密、保卫措施核对档案人员的相应要求。
㈤ 档案的统计制度,包括统计时间、项目、内容、办法。
㈥ 开放档案的利用制度,包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。
㈦ 未开放档案的利用制度,包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。
㈧ 档案的鉴定制度,包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。
㈨ 档案馆各部门及岗位职责。
四、档案工作人员素质要求
高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员并列入学校事业编制,编制人数由学校根据档案机构、档案数量和工作任务确定。实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
㈠ 学校应配备政治上可靠,具有大学以上文化水平和一定专业知识及现代化管理技能的正式员工专职从事档案管理工作。
㈡ 专职档案工作队伍的建设要求数量足够,专业、年龄、性别结构合理,保持相对稳定,一般不要轻易调离档案部门。
㈢ 档案工作人员应当遵纪守法,严格执行党和国家的方针政策,公正廉洁,严守党和国家的机密。
㈣ 档案工作人员应爱岗敬业,忠于职守,树立全心全意为师生员工服务的思想。
㈤ 档案工作人员要认真学习档案专业知识和科学管理技能,刻苦钻研业务,保证完成各岗位职责所规定的工作任务。
㈥ 各级领导应为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件,关心其思想、工作和生活,定期进行业务培训、组织参观学习等。
五、档案的收集
㈠ 学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
1.根据《高等学校档案管理办法》规定和学校实际情况,应归档的有党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物、学校文件等13大类的文件材料及其相应的电子文档和部分上级文件资料。
2.征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料。校内个人非职务活动中形成的有保存价值的材料,可按征集、代管、捐赠方式接收管理。
㈡ 建国前学校的各类档案。
㈢ 并入学校单位的档案。
㈣ 上级决定由本馆保管的档案。
归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
六、档案的整理
㈠ 档案必须按全宗整理,同一个全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。建国后学校形成的各门类和载体的档案,全宗名称不因学校名称变动而改变。
㈡ 学校档案的分类执行《高校学校档案实体分类法》,以青岛科技大学全宗为单位,在档案收集齐全的基础上,按《青岛科技大学档案实体分类法》对进馆档案进行统一整理。
㈢ 学校馆藏档案统一编制档号,档号一般是各类档案的最下位类目顺序编码。年度为自然年度(或教学年度),具体按《青岛科技大学各类档案实施细则》要求确定,电子文档及其相关声像、实物档案有内在联系的同时编注互见号。一经确定,不可随意变动。
㈣ 根据各类档案实体情况,统一外盒装具。集中加装外盒并编制、标识对应案卷档号。加强对档案的保护,方便库房管理的识别和利用。
㈤ 合理布局,档案实体按档号顺序排架。科学划分库区,库房柜架编制顺序号,各类档案相对集中存放,均依档号顺序排列。及时补充档案库房管理各类标识,各库、各柜应有存放标志和示意图。
㈥ 编制档案各类检索工具。实时编制各类案卷目录,适时修订和补充全宗全引目录、专题目录和文号目录等等。
㈦ 建立与高校档案实体分类管理模式相统一,与档案形成规律相吻合,与档案管理职能划分相适应,范围囊括《全宗卷规范》所规定内容的独特的学校全宗卷。使学校档案管理工作中产生的材料均有固定去处,整理归档和查找利用规律和操作性较强,体现出良好的管理秩序。
七、档案的计算机管理
学校应当设立专项经费,配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
㈠ 档案馆应纳入学校自动化信息管理网络,积极开发和利用国家教委推荐的、与本规范配套的计算机档案管理系统,提高开发利用档案信息资源的能力。
㈡ 计算机档案管理系统软件的配置环境、机种造型要与学校自动化信息网络相一致,应选择容量较大、档次较高的计算机,软件编程、语言为关系型数据库系统,输出设备应选择先进的打印机,以保证档案科学管理的需要和我校校园网系统的要求。
㈢ 专人负责管理系统软件的使用和维护,及时进行数据的备份,做好档案网络的安全工作。
㈣ 加强学校档案网站的建设及管理,做好档案宣传工作。在校园网搭建服务平台,及时更新、补充相关栏目内容,方便利用的同时做好档案信息的保密工作。
八、档案的保管
档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。存放涉密档案应当设有专门库房。
㈠ 档案馆收集整理部门按工作进度,每年度有计划地分类别汇总制作档案实体移交清册,及时与利用管理部门进行交接,双方现场清点、签章,保证入库档案帐物相符。移交清册按规定及时存入财会类或学校全宗档案。
㈡ 档案库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光、防磁等设施。库房标准温度为14~24℃,标准相对湿度45~60%。
㈢ 档案馆应对档案的安全定期进行检查,记录在案。消除安全隐患,发现问题及时解决。
㈣ 应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。
㈤ 存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
㈥ 根据档案保管要求配置计算机、复印机、照相(翻拍)机、摄像机、去湿机、空调机、吸尘器和温湿度自动记录仪等,档案的库房管理应逐步实现自动化。
㈦ 档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。
九、档案的鉴定和统计
㈠ 按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,接收进馆时首先要进行统一鉴定,审核确定档案的保管期限。确保归档的材料具有利用价值,需要永久和定期保存。短期利用的建议各部门自行保管,以免过度占用和浪费公共资源;珍贵档案则需重点保护。
㈡ 根据学校规范并结合国家有关保管期限的规定,对已超过保管期限的档案组织进行鉴定。由主管领导、职能部门和档案馆组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以年度和项目为基础,分工初鉴、集体审查,对保管期限已满且失去保存价值的档案提出销毁或延长保管期的意见,销毁档案应登记造册报分管校领导批准后,方可予以销毁。
㈢ 销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。
㈣ 各岗位建立健全统计台账,掌握档案的收进、利用、移出、销毁的各种数据。
㈤ 档案馆确定专人负责档案统计。汇总馆内各种数据,按上级主管部门要求及时报送各种报表。
㈥ 按业务要求定期对统计数据进行综合分析,找出问题,提出改进措施和建议,向学校各级相关领导报告。
十、档案的开放利用
㈠ 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。个人或者商业目的利用的,按照国家及山东省规定收取相关费用。
㈡ 应当设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具,提供开放档案目录、各类汇编等,为社会利用档案创造便利条件。
㈢ 档案工作人员要熟悉馆藏,主动提供利用,做好领导和有关部门的助手和参谋。
㈣ 凡境内持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用学校开放档案。境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。
下列情况之一者,不对外公布:涉及国家秘密的;涉及专利或者技术秘密的;涉及个人隐私的;档案形成单位规定限制利用的。此之,原则上馆藏档案自形成之日起满30年均属开放档案。学校具体开放内容应认真审查,严格区分开放与控制使用的界限,按规定报校长批准,分期分批向社会开放。
㈤ 查阅特殊档案或者特殊利用者,应经档案馆负责人批准。涉及科技、财务、基建、设备或个人等问题的,应当经档案形成单位、项目负责人或本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,需经学校分管领导及保密工作部门批准。
㈥ 珍贵档案应以复制件代替原件提供利用,一般不调阅原件。利用档案如有复制、摘抄等特殊需要,需经相关部门负责人批准。加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力。
㈦ 单位及个人利用档案者,均应填写“档案查、借阅登记簿”,集中利用或特殊利用者需如实填写《档案利用效果登记表》留馆备查。
㈧ 对借出档案,应定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,按学校“档案工作奖惩条例”规定酌情处理。
㈨ 与时俱进,逐步适时开展档案信息的计算机查询,在保证系统软件数据安全的前提下,提高服务效率。
十一、档案的编研和学术研究
㈠ 加强档案编研工作。对档案资料进行研究整理,编辑出版。
㈡ 重要参考资料包括:学校沿革;历任校领导职务、职称及任免;学校各种基础数据汇编;重要专题档案汇编;重要会议简介;年鉴、大事记(可与学校办公室合编)等等。
㈢ 对各种汇编要注意严格把关,保证质量。根据情况报送有关部门或学校分管领导审查。
㈣ 做好校史馆日常管理,保证参观接待工作正常进行。
㈤ 采取多种形式,积极开展档案宣传工作。可通过举办档案展览、陈列、建设档案网站等方式,根据学校和社会需要,经档案形成单位同意,并报请校长批准,公布部分档案信息,以提高公众的档案意识。
㈥ 认真组织本单位的学术理论研究,参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动。
㈦ 根据实际情况,适时开展学校档案史料出版和开设档案管理选修课工作。
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