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档案馆工作职责
2017-09-05 14:00  

校领导

学校档案工作由校长领导,分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。其主要职责是:

㈠ 贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度。

㈡ 将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。

㈢ 建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。

㈣ 研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

部门负责人

成立学校档案工作委员会,各二级单位要有一位主要负责人分管档案工作。其职责为:

㈠ 认真贯彻《中华人民共和国档案法》,执行学校档案工作规章制度。贯彻落实“四纳入”、“四同步”,即:将档案工作纳入部门的计划、规划,纳入经费预算,纳入相关的管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

㈡ 领导、督促本单位档案管理人员认真执行学校有关档案工作的规章制度。加强与学校档案馆的联系,对本部门立卷的档案负责,做好档案数据的审核及提交工作。

㈢ 确定1-2名部门档案员负责本单位档案的收集、整理、立卷和归档工作。做好管理服务,帮助解决实际困难,做好年终考核工作。

㈣ 切实落实“四参加”:档案员要参加单位重要的计划总结会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会等。

档案馆

㈠ 负责宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的方针、政策及档案法规。

㈡ 负责制定学校档案事业建设与发展规划,拟订学校档案工作规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况。

㈢ 负责对全校各职能部门的档案立卷工作进行指导,集中统一管理学校党群、行政、教学、科研、基本建设、财会、仪器设备、科技开发与产品生产、外事、出版及其声像、电子文件和实物等各类档案。

㈣ 负责上述档案的接收(征集)、整理、鉴定(销毁)、统计及相关资料的保管,做好档案安全防护。

㈤ 编制各类案卷、专题、全引目录等检索工具,积极开发档案信息资源,汇总、编研(出版)学校档案史料,提供多种档案二次加工材料等,为学校教学、科研及管理工作和师生服务。

㈥ 组织实施档案信息化建设,建立完善专题网站,逐步进行馆藏档案数字化,拓宽安全网络服务渠道。

㈦ 负责开展学校档案工作人员业务培训,学习、研究和采用新技术,开展国内外档案学术研究和交流活动。

㈧ 利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能,做好校史馆的管理和维护。

㈨ 完成校领导及上级档案主管部门交办的工作任务。

馆长

㈠ 在学校各级分管领导下,全面负责档案馆工作,负责档案馆工作职责的全面实施。

㈡ 贯彻执行国家关于档案工作的法令、法规和政策。负责制定(修订)学校各项档案工作规章制度,并认真组织实施。

㈢ 定期向分管领导汇报档案工作,负责制定学校档案工作的规划、计划,并组织实施落实,进行年度和阶段工作总结。

㈣ 负责组织召开工作会议,传达上级档案工作精神,布置全校档案工作任务。协调学校档案管理各环节之间的关系。

㈤ 加强档案工作的基础和人员队伍建设,负责年度经费的预算与使用审核。负责馆内职责合理分工,督促检查各岗位工作完成情况,积极开展学术研究和对外业务交流活动,不断提高学校档案工作管理水平。

㈥ 负责组织对全校各单位档案工作进行业务指导、监督。定期对全校档案工作进行检查、总结、评比。

㈦ 负责组织做好《年鉴》等档案信息编研工作。督促完善全宗卷,多途径提供安全保障下的档案信息资源利用服务。

㈧ 保证学校校史馆的正常开放。

㈨ 负责学校档案馆的安全和保密工作,负责学校档案管理现代化建设的规划与实施或协同实施。组织学校档案的鉴定与销毁工作。

㈩ 完成学校领导交办的其他任务。

副馆长

㈠ 负责协助馆长进行档案馆工作职责的全面实施。

㈡ 负责协助进行学校档案工作规章制度的建立健全,监督、检查落实情况。

㈢ 负责对全校各单位档案工作进行业务指导、监督,定期进行检查、总结、评比。组织工作人员的业务学习及部门档案员的培训工作。

㈣ 负责学校《大事要闻》、《年鉴》等档案史料的编辑,积极开展档案信息资源的开发利用工作,为学校和社会各界档案利用服务。

㈤ 负责档案管理现代化建设的初步规划与组织实施,指导计算机档案全文自动著录的使用和专题网站的建设、维护。

㈥ 协助做好学校档案馆的安全和保密工作,组织学校档案的鉴定与销毁工作。

㈦ 完成领导交办的其它工作。

业务指导

㈠ 认真学习贯彻国家上级部门关于档案工作的法律法规,遵守学校各项规章制度。刻苦学习档案专业理论,努力提高理论水平和业务能力。

㈡ 负责起草、拟制岗位工作计划、总结、相关文件及规章制度,组织实施学校档案业务指导工作。

㈢ 指导、监督、检查、协助各职能部门档案员,做好学校各类档案数据的网上提交、审核和档案实体的接收工作,严格办理移交手续。

㈣ 负责学校实物及其他特殊载体档案的接收及整编。

㈤ 负责接收档案的整理、编号工作。及时建立和完善相关档案收集统计台账,做到账、物相符。

㈥ 负责学校档案质量的检查,对部门档案员工作情况提出鉴定意见并实施奖惩。根据归档中产生的问题,及时提出解决方案和培训计划,并负责实施。

㈦ 负责全宗卷的收集、整理及全引目录等检索工具的输出。

㈧ 负责档案馆固定资产、财务管理及办公用品的采购、保管工作。

㈨ 完成领导交办的其他工作。

信息技术

㈠ 认真学习贯彻国家和省市等上级部门关于档案工作的法律法规,遵守学校各项规章制度。刻苦学习档案专业理论,努力提高理论水平和业务能力。

㈡ 负责起草、拟制本岗位工作计划、总结、相关文件及规章制度,协助完善全宗卷。

㈢ 负责学校档案信息管理系统的正常使用和维护,并根据实际需要不断完善,保证网络信息安全。

㈣ 负责学校各类电子文件及声像类档案的接收、审核及整编工作,输出相关检索工具。

㈤ 负责加强数字档案馆的建设与培训,提高档案现代化管理水平;协助校史馆数码信息及相关数据的采集及建设工作,及时做好相关内容的更新。

㈥ 负责档案馆网站的编辑、制作和运行,从事校内外各类档案信息的收集、整理与发布,汇总编辑学校《大事要闻》,提供最新档案动态,加强档案宣传工作。

㈦ 负责档案馆统计报表的报送工作及馆内办公设备的日常维护。

㈧ 协助学校档案信息网上利用和办公用品的采购。

㈨ 完成领导交办的其他工作。

利用服务

㈠ 认真学习贯彻国家和省市等上级部门关于档案工作的法律法规,遵守学校各项规章制度。刻苦学习档案专业理论,努力提高理论水平和业务能力。

㈡ 负责起草、拟制岗位工作计划、总结及相关规章制度,组织学校档案利用服务工作。

㈢ 负责移交入库各类档案的清点、排架工作,及时添加存址,输出相关案卷、专题目录等检索工具。

㈣ 负责上述档案、资料及全宗卷利用工作,适时开展学校档案信息网上利用,为利用者提供便捷的服务。

㈤ 做好各类利用的登记,及时完善相关统计台帐。做好档案利用效果和典型事例的收集、整理,及时进行汇编和做出分析报告,协助完善全宗卷。

㈥ 负责毕业生学位、学历的认证及相关翻译、制作工作,出具相关证明材料。

㈦ 全面负责档案库房管理,做好防火、防盗、防尘、防水、防潮、防虫、防鼠、防高温、防强光、防磁等工作,保持库房整洁、确保档案实体安全,并做好相应记录。

㈧ 负责档案实体使用情况的检查,做好登记并定期进行修裱、备份和复制等修复工作。负责档案的鉴定销毁工作,对保管期限满的档案及时造册、审批销毁。

㈨ 负责助馆学生及综合阅览室的日常管理工作,完成领导交办的其他工作。

编辑研究

㈠ 认真学习贯彻上级部门关于档案工作的法律法规,遵守学校各项规章制度。刻苦学习档案专业理论,努力提高理论水平和业务能力。

㈡ 负责起草、拟制岗位(包括校史馆)工作计划、总结及相关规章制度,协助完善全宗卷。

㈢ 负责学校档案的科学研究和开发利用工作,挖掘馆藏档案信息资源,有计划、有重点地提出研究开发方案,编制、研究对学校和社会有重要参考价值的汇编资料,并负责实施,提高馆藏档案的利用效果。

㈣ 负责学校《年鉴》编辑及其他资料的汇编工作。拟定计划,及时收集、整理相关材料,严格把关,保证材料的真实性。报送学校主管领导审查,认真收集、落实、反馈修改意见,按时完成定稿。联系排版印刷,认真校对,做好发放登记。

㈤ 积极开展学术研究和交流活动。不断拓展档案编研渠道,充实编研内容,提高学校档案编研水平。

㈥ 负责校史馆的管理、利用,承担讲解员的招聘、培训工作。接待安排校内外参观团体,做好登记,注意收集题词、留言。认真收集参观者的意见建议,及时整理相关信息。

㈦ 配合学校中心工作,利用档案举办各种形式的展览,加大档案宣传力度,提高社会效益。负责校史馆文字内容的修改、完善与更新工作。管理校史馆内的实物档案,认真做好使用情况记录。

㈧ 负责学校实物档案的保管、利用及维护工作。认真做好移交、使用登记,严格审批手续。

㈨ 完成领导交办的其他工作。

部门档案员

㈠ 认真贯彻执行党和国家关于档案工作的法规、政策,执行学校档案工作的各项规章制度。

㈡ 积极参加学校组织的档案工作会议、档案业务培训及学术研究交流活动,接受学校档案馆的业务指导和督促检查,不断提高档案管理水平。

㈢ 坚持部门预立卷制度,负责本部门文件材料的形成、积累、整理、立卷归档工作,根据本部门不同门类文件材料的特征合理分类,保证其安全和保密性。

㈣ 移交的实体档案内容完整、真实准确,经办人签章齐全、清晰。按卷管理的分类正确、卷内排列规范,页码编写无误,卷内目录、备考表填写认真,字迹工整;按件管理的不缺页,签发单、收文单、底稿、附件完备。金属物清除彻底,装订线无压字、脱页现象,黏贴均匀、美观,破损的文件修补整齐,托衬或折叠符合要求。

㈤ 提交的网上数据完整准确,不缺项、漏项。同时移交的声像、实物档案以及相关的电子文档符合进馆要求,完整真实、载体介质良好,便于整理加工和提供利用。

㈥ 执行学校规定及时向档案馆移交。主动、规范做好相关材料的补充完善工作,按照既定制度和流程查阅利用档案,办理相关报销手续。

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