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毕业生学籍档案利用
2013-05-20 16:37  
根据《高校档案管理办法》第三十二条规定,高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。为拓展社会服务渠道,在深入开展为毕业生提供广泛利用服务的同时加强对档案的保护工作,根据学校实际情况特制定本规范。
一、服务内容
1.主要复制中文原始的高校录取新生名册(录取简明登记表)、学习成绩表和毕业证、学位证登记表;
2.据馆藏可查的档案出具相应证明。
3.翻译制作英文的成绩单、毕业证和学位证、录取登记表及学校更名证明材料等;
4.根据利用者需要封装档案馆提供的相关证明材料。
出具的各种证明材料均加盖“青岛科技大学档案证明专用章”,密封使用“青岛科技大学档案材料密封章”。
5.开展电话咨询及代办快递服务。
为树立和维护学校严谨、诚信的社会形象,确保对外档案证明的规范性和严肃性,故对自行翻译或要求出具非统一格式证明材料的利用者,不受理其审核及加盖学校档案专用章服务。
二、办理方式及身份核实
1.本人现场办理:审核身份证、毕业证或学位证;
2.本人电联利用:需通过邮箱发送身份证(护照或毕业证书、学位证书)电子版,经档案馆核准后,代为办理。
3.委托他人办理:审核委托书(本人身份证、毕业证或学位证复印件版)或本人通过邮箱发送身份证(护照或毕业证书、学位证书)电子版的基础上,审核代办人身份证,予以办理;
4.单位办理认证:通过国家学位认证中心统一办理;公检法部门需提供注明利用事由、认证内容和联系方式的正式公函,派两人以上工作人员前来办理。  
各种办理方式均需据实进行利用登记,填写各栏目信息备查。
三、办理流程与时限
1.通过办公邮箱: qkddag@126.com 与档案馆利用部工作人员联系,说明需求种类、数量及欲提取方式、时间,登记进入利用程序。联系电话:0532-88959226。
2.现场办公地点在崂山校区图书馆楼3001房间,各类常规中文证明或已提前进行预约的英文翻译立等可取;预约外的各类英文翻译自缴费起两个工作日内交付。周二下午为学校各部门学习时间,原则上不对外办公。
3.各类证明材料由利用部负责咨询、登记、出具、封装、发送。
四、收费标准及管理
1.根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的规定:“用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用”。具体收费标准按照山东省《关于省档案馆利用档案收费标准的批复》(鲁价费发﹝2006﹞268号)和《关于进一步规范高等学校服务性收费和代收费有关问题的通知》(鲁价费发〔2016〕133号)的文件精神,参照山东省其他高校,并根据学校实际情况执行。  
2.根据学校财务管理规定,由档案馆利用部开出缴费通知单,利用者需到计财处缴费,校财务每日收费时间截止到16:00。电联利用向学校财务账户:37101985010051001665直接汇款,汇款备注请注明档案信息证明费。 
在各服务环节中,档案工作人员均应热情接待、详细解答,在严格遵守利用原则的基础上,尽可能全方位地为利用者着想,尽到应有的提醒知会义务,避免过度利用和重复利用现象的出现。
五、其他
1.2006年以后毕业生个人档案去向查询:咨询就业指导中心:88956956,或登陆                 http://job.qust.edu.cn/index.php?route=number/list
2.学位证书遗失不补办,毕业证书遗失可以补办毕业证明书。    
1)2002年及以后毕业的毕业生,根据学信网信息,本科毕业生到崂山校区教务处学籍科(联系人:吕老师,联系电话:88956908)补办毕业证明书;研究生毕业生到崂山校区研究生院(联系人:陈老师,联系电话:88958383)补办毕业证明书。继续教育学院毕业生到四方校区继续教育学院学籍管理中心(联系人:杨老师,联系电话:84022650)补办毕业证明书。
2)2001年(含2001年)以前毕业的学生需要补办的,仍由档案馆提供录取、成绩表、毕业证书登记表3份材料,毕业生持这些材料到相关职能部门(教务处学籍科、研究生院、继续教育学院学籍管理中心)直接办理毕业证明书。
   
制定本规范意在做好利用服务的同时,接受广大毕业生的监督和建言。

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